อาชีพเลขานุการ

เลขานุการ (secretary) พนักงานสำนักงาน (officer) และงานเลขานุการ (secretarial) งานสำนักงาน (official)สองกลุ่มคำนี้เมื่อใช้บ่อยครั้งเข้ากลับคิดว่า มันใกล้เคียงกันหรือเป็นงานเดียวกัน จนลืมภาระของงานว่า แท้จริงแล้วมีความแตกต่างกันอยู่  ในที่นี้ผู้เขียนได้ลองวิเคราะห์จากองค์ประกอบของสำนักงานอันได้แก่ ลักษณะงาน   บุคลากร  วัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและสถานที่   สี่ตัวหลักนี้พบอะไรหลาย ๆ อย่างที่น่าจะบอกความแตกต่างของตำแหน่งงานทั้งสองนี้ได้ เริ่มที่ 

งาน (Duty)   งานเลขานุการ  จะประกอบไปด้วยงานพิมพ์จัดทำเอกสาร (word processing)   เก็บเอกสาร (filing)   จัดประชุม (meeting)  จัดเตรียมตารางการเดินทาง (itinerary)  งานต้อนรับ  งานรับโทรศัพท์-อีเมล  จัดทำตารางนัดหมาย (appointment)   บันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ  จัดเตรียมข้อมูลและงานที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งงานเหล่านี้จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับเจ้านายทั้งสิ้น  ขณะที่งานสำนักงาน  จะเฉพาะเจาะจงเป็นงาน ๆ ไป เช่น ทำหน้าที่ในการพิมพ์ก็จะมีชื่อเรียก พนักงานพิมพ์ดีด เจ้าหน้าที่บันทึกข้อมูล ทำหน้าที่ด้านเอกสารโดยรวมของสำนักงานก็ใช้ชื่อ งานสารบรรณ งานธุรการ นอกจากนั้นก็มี งานบัญชี  งานการเงิน  งานบุคลากร (ทรัพยากรมนุษย์)  งานด้านการตลาด เป็นต้น รับผิดชอบตามแผนกหรือฝ่ายที่อยู่ในสายการบังคับบัญชา นอกจากว่า พนักงานเหล่านี้อาจจะทำงานหลาย ๆ อย่างรวมกัน  แต่ขอบข่ายก็ไม่ได้ทำในหน้าที่ ส่วนใหญ่ของงานเลขานุการ
 

การประสานงาน   เลขานุการต้องเป็นผู้ที่ประสานงานชั้นเลิศและเป็นที่ยอมรับของบุคลากรแต่ละแผนกในสำนักงาน เพราะงานและข้อมูลต่าง ๆ ที่จะให้เจ้านายนำมาใช้ในการทำงานหรือตัดสินใจ รวมทั้งเมื่อเจ้านายจะมอบหมายให้ใคร แผนกใดไปสานงานต่อก็ต้องเป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะต้องทำหน้าที่ประสานงานทั้งสิ้น ขณะที่พนักงานสำนักงาน ต้องใช้พลังในการประสานงานตรงนี้น้อยกว่า ขึ้นอยู่กับว่า งานนั้นจะเกี่ยวข้องกับแผนกใดเท่านั้น

ภาระของเจ้านาย  เลขานุการจะต้องดูแลและเข้าใจภาระงานต่าง ๆ ของเจ้านาย แต่ไม่ได้หมายความว่า เลขานุการจะเก่งเกินนาย  ต้องรับรู้และเรียนรู้งานและความรับผิดชอบ  งานสร้างและรักษาภาพลักษณ์เจ้านาย  บางครั้งยังรวมเรื่องส่วนตัวที่เกี่ยวข้องกับงานเพิ่มอีกภาระหนึ่ง  สำหรับพนักงานสำนักงาน จะรับผิดชอบตามงานที่กำหนดไว้ในหน้าที่ตำแหน่งงานหรือโครงสร้างขององค์กรและตามสายการบังคับบัญชาหรือเฉพาะงานในแผนกที่รับผิดชอบร่วมกัน ยิ่งงานสร้างและรักษาภาพลักษณ์หรืองานส่วนตัวก็ไม่ใช่ภาระที่จะต้องดูแล ดังนั้น เลขานุการจึงต้องทำงานก้ำกึ่งระหว่างเรื่องงานกับเรื่องส่วนตัวของเจ้านายพอสมควร 

จำนวน  เลขานุการเป็นตำแหน่งที่ขึ้นอยู่กับเจ้านาย ดังนั้นในองค์กรต่าง ๆ จำนวนเลขานุการจะมีจำกัดเฉพาะเจ้านายที่มีตำแหน่งในระดับสูง หรือภาระงาน ความจำเป็นขององค์กรนั้น ๆ ในขณะที่ตำแหน่งพนักงานสำนักงานจะมีมากกว่าและแทรกอยู่ในงานต่าง ๆ
  

เพศ   บ่อยครั้งตำแหน่งเลขานุการ มักถูกกรอบของสังคมกำหนดไว้เช่น พอพูดถึงอาชีพนี้ ก็จะเหมารวมว่า ต้องเป็นผู้หญิง  คล้ายกับอีกหลายอาชีพเช่น พยาบาล ครู เสมียน เป็นต้น  จนถึงขั้นมีศัพท์เฉพาะสำหรับการแต่งกายที่ว่า  “secretarial style”  ในขณะที่พนักงานสำนักงาน ยังพบว่ามีผู้ชายปะปนอยู่บ้างหรือจำนวนใกล้เคียงกัน ศัพท์สำหรับผู้ชายที่ทำงานในสำนักงานคือ  “metrosexual”  เป็นผู้ชายที่แลดูสำอาง ใส่ใจในเรื่อง แต่งกาย สุขภาพ ความสะอาด ทั้งนี้ สองตำแหน่งงานไม่ได้มีข้อจำกัดในเรื่องเพศแต่อย่างใด
 

ตำแหน่งโต๊ะทำงาน  เลขานุการจะต้องอยู่ใกล้กับเจ้านายเพื่อสามารถเรียกหาหรือสั่งงานได้ทันที ฉะนั้น ตำแหน่งที่ตั้งโต๊ะทำงานของเลขานุการ จึงจะอยู่หน้าห้องทำงานของเจ้านาย  บ่อยครั้งจะได้ยินหลายคนในหน่วยงานราชการเรียกงานเลขานุการว่า  “หน้าห้อง”   สำหรับพนักงานสำนักงานนั้น พื้นที่การทำงานจะห่างหรือรวมกลุ่มเฉพาะงานนั้น ๆ ไม่จำเป็นต้องอยู่ใกล้ชิดกับเจ้านาย การจะได้รับมอบหมายงาน คำสั่งหรือเข้าพบก็เป็นหน้าที่ของเลขานุการที่จะรับผิดชอบประสานงานแทน 
 

วัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน   ทั้งเลขานุการและพนักงานสำนักงานในปัจจุบัน สามารถใช้ได้ไม่แตกต่างกันมากนัก ทั้งนี้ หากเลขานุการที่นำเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยมาปรับใช้ให้เหมาะกับงานก็จะเป็นเลขานุการมืออาชีพไม่ยากนัก ไม่ว่า จะเป็นโปรแกรมการพิมพ์งาน  การนำเสนองาน  การเก็บเอกสาร  การจัดตารางนัดหมาย  การจัดเตรียมตารางการเดินทาง  การจัดทำเอกสารการประชุม  การรวบรวมข้อมูลสารสนเทศ  การรับ-ส่งข้อมูลทางอีเมล ตอนนี้ทั้งเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือก็เอื้อต่อการทำงาน ซึ่งเรามักจะได้ยินโฆษณาอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยของค่ายต่าง ๆ  บอกถึงคุณลักษณะพิเศษ เช่น   ใช้เป็นเลขานุการส่วนตัว  มีระบบ iSecretary เป็นต้น 
 

ชวเลข  ก็เป็นอีกคำหนึ่งที่อยู่คู่กับ เลขานุการ มาตั้งแต่ยุคแรก ๆ ของสำนักงาน เป็นภาษาเขียนเฉพาะ  แตกต่างจากอาชีพอื่น ๆ ใช้สำหรับการจดบันทึกตามคำบอกของเจ้านาย ถึงแม้จะมีอาชีพอื่นที่ใช้ชวเลขเช่นกัน ทั้งนักข่าว  พนักงานจดชวเลขในรัฐสภา แต่ชวเลขก็ยังเป็นเอกลักษณ์เฉพาะเลขานุการที่ถูกกล่าวถึงอยู่เสมอ
 

จากสี่องค์ประกอบหลักของสำนักงานได้แก่ งาน คน วัสดุอุปกรณ์สำนักงานและสถานที่  ได้พยายามแยกแยะให้ผู้อ่านมองเห็นข้อแตกต่าง หากไม่สังเกตหรือลงในรายละเอียดจะพบว่า งานเลขานุการกับงานสำนักงานเป็นงานอันหนึ่งอันเดียวกัน  อย่างไรก็ตามหากพนักงานสำนักงานได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในงานเลขานุการที่ระบุข้างต้น ก็เท่ากับได้ทำหน้าที่  เลขานุการ   กลับกัน “เลขานุการ”  ไปทำหน้าที่ที่เฉพาะเจาะจง ไม่ใช่ งานที่เจ้านายรับผิดชอบ งานสร้างและดูแลภาพลักษณ์เจ้านาย   เรื่องส่วนตัวเกี่ยวข้องหรือส่งผลต่อองค์กร  ท้ายที่สุดคงต้องบอกว่า  คุณได้ตำแหน่งอื่นแทนตำแหน่งเลขานุการไปแล้วนั้นเอง

เรื่อง : ภาพประกอบ phajae