อาชีพเลขานุการ

กระแสคือ เป็นเรื่องที่คนกล่าวถึงกันมาก ลามไปอย่างรวดเร็วและมีคนสนใจ  ยิ่งถ้าเป็นเรื่องที่คนทั้งโลกจะต้องฟังกระแสเรื่องนั้นก็จะกลายเป็น กระแสแรงระดับโลกไปเลย ที่จะพูดถึงตอนนี้ก็คือ กระแสโลกร้อน สื่อทุกสื่อเล่นเรื่องนี้ ออกมาในแบบที่สื่อให้ทุกคนเริ่มตระหนักและเห็นผลพวงของการกระทำของชาวโลก ฉะนั้น เราซึ่งอยู่ในฐานะคนที่อาศัยอยู่ในโลกนี้ ที่จะเป็นส่วนหนึ่งที่จะทำอย่างไรมาช่วยกันรักษ์โลก 

บ้านเราเดี๋ยวนี้  หลายหน่วยงานห้างร้าน ก็ขอความร่วมมือ  จากสิ่งที่ใกล้ตัวผู้เขียนที่สุด  ไม่ว่า จะเป็นร้าน B2S (ขายหนังสือและวัสดุสำนักงานในเครือเซ็นทรัล)  ถ้าซื้ออะไรเล็กๆ น้อยๆ  น้องคนคิดเงินก็จะบอกว่า ไม่เอาถุงนะคะช่วยลดกระแสโลกร้อน,  ร้าน 7-Eleven มีป้ายบอกว่า  ให้แจ้งพนักงานถ้าไม่ต้องการถุงและธนาคารกรุงไทยเวลากด เอทีเอ็ม เครื่องจะสอบถามว่า ต้องการใบบันทึกรายการหรือไม่ ไม่รวมไปถึงห้างร้านสำนักงานอีกหลายแห่งก็ลดขนาดของ slip ใบเสร็จรับเงินให้มีขนาดลดลง นี่คือตัวอย่าง

กระแสโลกร้อน ก็คงไม่ใช้มาฮิตใช้ถุงผ้า โดยเมื่อใส่ของก็ยังใช้ถุงพลาสติกอยู่ดี อันนี้ไม่ช่วยแล้วยังให้ต้องใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอีก เผลอๆ ถุงผ้าก็ไม่ได้แจกฟรี ต้องซื้อมาในราคาแพงอีก

ทีนี้เรา อาชีพเลขานุการ หล่ะ จะช่วยอะไรกับเขาได้บ้าง โดยเฉพาะเริ่มที่สำนักงานก่อน มีอะไรบ้างมาดูกัน

เอกสาร

กระดาษ  เลขานุการจะต้องเกี่ยวข้องกับกระดาษที่จะใช้พิมพ์เอกสาร ทุกวันนี้ เลขานุการส่วนใหญ่ไม่ต้องใช้สมุดร่างกันแล้ว นี่ก็ประหยัดได้หนึ่ง  การร่างก็ร่างกันบนเครื่องคอมพิวเตอร์ได้เลย  ทีนี้ต้องตรวจทานให้ละเอียดรอบคอบ สั่งพิมพ์ครั้งเดียวใช้งานได้เลย  ไม่ต้องพิมพ์ออกมาดูก่อนแล้วก็พิมพ์ฉบับจริงอีกครั้ง double standard และสิ้นเปลืองด้วย

 

นี่ก็กระดาษอีกเหมือนกัน  การใช้กระดาษ reuse  กลับด้านที่ไม่ได้พิมพ์ใช้งานอีกครั้ง  ตอนนี้มีกระดาษ reuse ขายในท้องตลาดเป็นรีม เช่นเดียวกับกระดาษที่ดีทั้งสองด้าน สิ่งเหล่านี้ควรปฏิบัติเป็นวัฒนธรรมของสำนักงานที่จะหันมารณรงค์ใช้กระดาษแบบนี้

กระดาษเมื่อใช้ทั้งสองด้าน ก็บริจาคให้กับหน่วยงานที่จะนำกระดาษเหล่านี้ไปใช้ทำกระดาษพิมพ์อักษรเบรลล์ที่ใช้สำหรับคนตาบอด เห็นหรือไม่ว่า  นอกจากจะได้ช่วยสังคมแล้วยังช่วยลดการใช้กระดาษได้อีกทางหนึ่ง

การส่งเอกสาร ที่อยู่ในสังกัดเดียวกัน การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ก็ลดกระดาษและค่าใช้จ่ายในการส่งได้อีกแรงหนึ่ง

เอกสารที่แจ้งเรื่อง  หากอ่านจากหน้าจอคอมพิวเตอร์ได้ก็ไม่จำเป็นต้องพิมพ์อีก ซึ่งก็สามารถจัดเก็บเรื่องไว้เป็นโฟลเดอร์ เมื่อต้องการภายหลังค้นหาก็ทำได้ง่าย ไม่สิ้นเปลืองต้องซื้อแฟ้ม ตู้เก็บเอกสารให้เปลืองเนื้อที่สำนักงานด้วย

เครื่องใช้สำนักงาน

ลดการใช้โทรศัพท์  หาวิธีการติดต่ออื่น   มาแทนเช่น ระบบส่งข้อความทางออน์ไลน์หรืออีเมล หากจำเป็นต้องใช้ก็ต้องสรุปข้อมูลที่จะติดต่อให้รวบรัดและกระชับได้ใจความมากที่สุด หรือหาโปรโมชั่นของบริษัทฯ ต่าง ที่นำออกมาใช้กันอย่างต่อเนื่อง  สิ่งที่ผู้เขียนได้ข้อสังเกตบางอย่างคือหลังจากที่มีการใช้โทรศัพท์มือถืออย่างแพร่หลายกลายเป็นปัจจัยหนึ่งของคนทำงาน  กฎระเบียบที่กำหนดในการใช้โทรศัพท์ตามหน่วยงานต่างๆ ก็ดูเหมือนจะค่อยๆ เลือนหายไปเช่นกัน เพราะคนทำงานติดต่อกันสะดวกขึ้น ค่าใช้จ่ายในการติดต่อก็ราคาไม่แพงเหมือนก่อนหน้านี้

ลดการใช้โทรสาร  การส่งข้อความแบบนี้มีค่าใช้จ่ายทั้งค่าโทรศัพท์ ค่าหมึกโทรสารและกระดาษ  การฝึกให้เลขานุการสแกนข้อความและทำเป็นเอกสารนามสกุล pdf ส่งทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ จะลดค่าใช้จ่ายลงได้

วัสดุสำนักงาน  
ในการเลือกใช้วัสดุสำนักงานบางอย่างสามารถทดแทนกันได้ เช่น

คลิบหนีบกระดาษ เมื่อเสร็จสิ้นการใช้ต้องการเก็บ ก็ควรดึงคลิบหนีบกระดาษออกแล้วให้ที่เย็บกระดาษหากจำนวนเอกสารมากก็ใช้เครื่องเย็บกระดาษช่วย  แล้วนำคลิบหนีบกระดาษมาใช้ใหม่ได้ 
 

ลวดเสียบกระดาษเป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งที่พบเห็นตกเรี่ยราดแล้วไม่เก็บ ปล่อยให้พนักงานทำความสะอาดกวาดทิ้งลงถังขยะไป  ก็ต้องช่วยกันทั้งเลขานุการและพนักงานฯ ว่าต้องช่วยกันเก็บเพราะลวดเสียบกระดาษนั้นยังใช้ประโยชน์ได้ อีกเรื่องที่เห็นคือ  การใช้ลวดเสียบกระดาษเก็บเอกสารไว้ในแฟ้มที่ปฏิบัติเสร็จสิ้นแล้ว ควรใช้ที่เย็บกระดาษแทน เพราะลวดเสียบกระดาษมีโอกาสหลุดร่วงง่ายกว่าการเย็บกระดาษ

ดินสอ เป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งที่นิยมใช้ พบว่า มีดินสอจำนวนมากที่สั้นแล้วคนก็ทิ้ง การใช้กบเหลาดินสอ บางครั้งก็กินเนื้อดินสอมากเกินไปทำให้เสียไส้ดินสอจำนวนมาก การเหลาดินสอก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งชวนให้คิด

กาว  ใช้กาวน้ำไม่ทันแล้วกาวแห้งเสียก่อน ต้องนั่งคิดว่า งานนั้นนาน  ครั้งใช้ทีก็ควรเลือกชนิดกาวที่อยู่ได้นาน ราคาอาจจะแพงขึ้นแต่ระยะเวลาคุ้มค่า  ดีกว่าซื้อมาถูกแล้วก็เสียของ

ซองจดหมาย  การจ่าหน้าซองในส่วนของสำนักงานที่ไม่มีหัวจดหมาย เช่น ของหน่วยงานราชการที่ต้องใช้ซองตราครุฑ ถ้าใช้ตรายางประทับส่วนของหน่วยงานที่ออกหนังสือ  จะประหยัดกว่าการจ้างพิมพ์ชื่อหน่วยงานหรือการพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์ที่ต้องใช้หมึกและไฟฟ้า

วัสดุสำนักงานบางอย่างที่ชำรุด ก็เป็นอีกสาเหตุหนึ่งที่ไม่ควรมองข้าม ซึ่งจะทำให้การใช้สิ้นเปลืองมากขึ้น ง่ายๆ  เช่น ที่เย็บกระดาษ คงจะไม่ปฏิเสธกันว่า  ทั้งที่จำนวนเอกสารก็ไม่มากมายนัก แต่ที่เย็บกระดาษจะทำให้ลวดคดงอ เย็บไม่เข้าเนื้อกระดาษต้องเย็บใหม่ อีกหลายครั้ง   ที่เหลาดินสอที่ไม่คม ทำให้ไส้ดินสอหัก แล้วก็ต้องเหลาใหม่กินเนื้อและไส้ดินสอ โดยไม่จำเป็นเสียของอีกเช่นกัน

 

สิ่งเหล่านี้คืออะไรที่ดูเล็กน้อย ที่ทุกคนปฏิบัติได้ไม่ต้องบังคับฝืนใจทำ มาเริ่มที่สำนักงานเราก่อนเพราะชีวิตคนทำงานสำนักงานหรือเลขานุการ เกือบทั้งวันเราอยู่ในที่ทำงาน ถ้าไม่เริ่มตรงนี้แล้วเป็นไปตามกระแส ไม่ใส่ใจจริงจังหรือทำต่อเนื่อง  เพิ่มการใช้ การซื้อ ก็เท่ากับ เรานี่แหละที่เป็นผู้ช่วยทำลายตัวจริงเสียงจริงนั้นเอง