อาชีพเลขานุการ

เลขานุการกับเลขาธิการ

ผู้เขียนเคยโดนตั้งคำถามนี้จาก การถูกสัมภาษณ์หรือคนที่อยู่ในอาชีพเดียวกัน  นักศึกษาที่เรียนหรือผู้เกี่ยวข้องกับอาชีพหรืองานเลขานุการ  ในขณะที่บทเรียนหรือเอกสารประกอบการสอนวิชาเลขานุการ อย่างน้อยที่เคยผ่านตา ก็จะมีข้อคำถามนี้เกี่ยวข้องอย่างน้อยหนึ่งคำถาม  ที่ว่า  “เลขานุการกับเลขาธิการแตกต่างกันอย่างไร”   จนถึงวันนี้ ไม่แน่ใจว่ายังมีคำถามนี้หลงเหลือหรือได้รับคำตอบอย่างชัดเจนหรือไม่อย่างไร  เอาเป็นว่า มาดูอีกคำตอบหนึ่งในเรื่องนี้ ซึ่งจะเริ่มตั้งแต่ตำแหน่งเลขาธิการแล้วไปจบที่เลขานุการ เพื่อให้เห็นว่า มันจะแตกต่างกันดังข้อคำถามหรือมีประเด็นอื่น ๆ ได้พิจารณากัน

 เลขาธิการ

  ตำแหน่งเลขาธิการที่ได้ยินบ่อยในสื่อต่าง ๆ คือ  เลขาธิการสหประชาชาติ (secretary-general)  ถือเป็นตำแหน่งระดับสูงสุดและระดับโลกไปแล้ว  ซึ่งคำนี้ จะเกี่ยวข้องกับการเมืองทั้งระดับประเทศ ถึงระดับโลก

 คำนี้จะเกี่ยวข้องกับหน่วยงานราชการทั้งหลายแหล่ในบ้านเรา ดังเช่น  สำนักราชเลขาธิการ  (office of his majesty’s principal private secretary)  สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี (the secretarial of the cabinet) ชื่อแรกก็เป็นงานที่เกี่ยวข้องกับมหากษัตริย์ ชื่อถัดมาก็เกี่ยวกับคณะรัฐมนตรี ทั้งหน่วยงานที่เป็นระบบราชการและการเมืองตามลำดับ

 คำเหล่านี้จะเป็นชื่อตำแหน่งงานสูงสุดของหน่วยงานนั้น ๆ เริ่มตั้งแต่ระดับโลก เช่น  องค์การสหประชาชาติ (UN) ชื่อตำแหน่งสูงสุดคือ เลขาธิการสหประชาชาติ (secretary-general)   และหัวหน้าของหน่วยงานราชการของเราหลายแห่ง ที่ใช้ชื่อต้นว่า   สำนัก ในระดับกรมหรือเทียบเท่า เช่น  สำนักราชเลขาธิการ,  สำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี, สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ, สำนักงาน ก.พ.  จะมีตำแหน่งสูงสุดเป็น เลขาธิการ แล้วตามชื่อหน่วยงานนั้น ๆ  


 เลขาธิการจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดนโยบายในระดับสูงขององค์กร  

 ในแวดวงธุรกิจจะไม่ปรากฏชื่อตำแหน่งเลขาธิการ  

เลขานุการ

 เป็นตำแหน่งที่ทำหน้าที่เลขานุการให้กับผู้มีตำแหน่งสูงสุดขององค์กร/หน่วยงาน ต่าง ๆ  ซึ่งอาจจะเป็นผู้บริหารระดับสูงสุดหรือระดับรองลงมา 

 ทำหน้าที่เลขานุการให้กับผู้บริหารและนายจ้าง  จึงไม่แปลกใจที่จะเห็นตำแหน่งเลขานุการทั้งในระบบราชการ การเมืองและธุรกิจ 

 ดังที่กล่าวข้างต้นเลขาธิการเป็นตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดนโยบาย โดยมีเลขานุการเป็นตัวขับเคลื่อนให้นโยบายต่าง ๆ  นั้นไปสู่องค์กรและหน่วยงานโดยอ้อม ในฐานะผู้ประสานงานหรืออาจจะกล่าวได้ว่าเป็น “ผู้ส่งสาร” แทนผู้บริหารและนายจ้าง  หรือบางครั้งอาจะผู้ลงมือปฏิบัติงานนั้นโดยตรง

 

 จะพบเห็นบทบาทของเลขานุการแทรกอยู่ในชื่อของตำแหน่งอื่น เช่น พนักงานธุรการ  พนักงานเก็บเอกสาร  เจ้าหน้าที่บันทึก  เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ หรือตำแหน่งงานใหม่ ๆ ในอาชีพธุรกิจ ดังเช่น  ผู้จัดการส่วนตัว   เลขานุการส่วนตัว,  organizer, ผู้ประสานงานโครงการฯ 

 

 จะพบเห็นชื่อหน่วยงานราชการ ทำงานในฐานะหน้าที่ตำแหน่งเลขานุการ เช่น สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี, สำนักงานรัฐมนตรีของกระทรวงต่าง ๆ, สำนักงานเลขานุการ คณะต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัย

 อย่างไรก็ตามมีตำแหน่งเลขานุการบางตำแหน่งนอกจากจะทำหน้าที่เลขานุการแล้วยังมีตำแหน่งผู้บริหารในระดับสูง ที่สามารถกำหนดนโยบายต่าง ๆ ได้ เช่น  ตำแหน่งกรรมการและเลขานุการของคณะกรรมการทำงานของหน่วยงานภาครัฐและองค์กรธุรกิจขนาดใหญ่  ซึ่งในที่นี้ขอยกตัวอย่าง  คณะกรรมการสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ

 

คำสองคำนี้ความหมายคงไม่แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ถึงแม้ว่า คำว่า เลขาธิการ นั้นจะเป็นตำแหน่ง บริหารสูงสุดขององค์กรต่าง ๆ และเป็นคำที่นิยมใช้ในระบบการบริหารราชการและการเมือง  ซึ่งจะเป็นผู้กำหนดนโยบายให้หน่วยงานระดับล่างนำไปปฏิบัติ  สำหรับเลขานุการจะเป็นตำแหน่งทำหน้าที่ในงานเลขานุการให้กับฝ่ายบริหาร ทั้งอำนวยความสะดวก ประสานงาน งานเอกสาร ทำให้งานทั้งองค์กรขับเคลื่อนไปได้ และตำแหน่งงานนี้แทรกอยู่ทั้งระบบราชการ การเมืองและธุรกิจ   ในทำนองเดียวกัน ก็มีตำแหน่งเลขานุการบางองค์กรหรือคณะทำงาน ที่มีหน้าที่ทั้งสองตำแหน่งซ้อนทับกันอยู่ทั้งการบริหารและการเป็นเลขานุการ

อ้างอิง :

เว็บไซต์หน่วยงานราชการ http://www.dld.go.th/Link/gov1.html (16 ตุลาคม 2551)

เว็บไซต์สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาการเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ (สภาพัฒน์ฯ) http://www.nesdb.go.th/  (16 ตุลาคม  2551)