อาชีพเลขานุการ

ถ้าพูดถึงคำว่า สำนักงาน (office) คนส่วนใหญ่จะให้ความหมายคำนี้ว่า เป็นสถานที่ทำงาน  ในฐานะผู้ที่ผ่านประสบการณ์เกี่ยวข้องกับสำนักงานมาพอสมควร เริ่มจากผู้ที่ใช้บริการมาถึงเป็นผู้ให้บริการในสำนักงาน เห็นภาพความเปลี่ยนแปลง ความก้าวหน้า ข้อปัญหาอุปสรรค ซึ่งอาจจะเป็นเพียงบางส่วนหรือเกือบทั้งหมดของสำนักงานเหล่านั้น  มาดูกันว่า มีใครเคยพบหรือเห็นสำนักงานแบบนี้กันบ้าง

uu สำนักงานของราชการ  (Bureau)  เป็นสำนักงานแรกที่ผู้ใช้บริการได้รับผ่านมุมมองในตอนนั้นก็คือ เป็นสถานที่ที่เต็มไปด้วยคนใส่ชุดสีกากี สีขาว สีเขียว (แยกงานกันด้วยสีสันของแต่ละหน่วยงาน)  ในขณะที่คนไปติดต่อก็เป็นพวกหลากสี ชวนให้นึกถึง ความล่าช้าในการทำงาน  จะต้องไปติดต่อกับโต๊ะทำงานอย่างน้อย 2 จุดขึ้นไป บนโต๊ะทำงานประกอบด้วยจำนวนของเอกสารวางเรียงรายกันทั้งเป็นระเบียบและกองสุมไว้ ยังไม่นับจำนวนพนักงานที่มีมาก มองไม่ออกว่า คนล้นงานหรืองานล้นคน   

ผู้ให้บริการพูดจาไม่เพราะ ดูท่าทางเป็นเจ้าคนนายคน ไม่เป็นมิตรและอยู่คนละระดับกับคนทั่วไป จนถึงสีสันในห้องทำงานที่เต็มไปด้วยตู้เอกสารสีเทา  ยิ่งมีอาคารก่อสร้างขนาดใหญ่โตเท่าไรก็มองเห็นความแข็งแกร่งขององค์กรนั้น ๆ เป็นอย่างดี นั้นคือ สิ่งที่เราเห็นในสายตาของเด็กคนหนึ่ง  ไม่ว่าจะเป็น  ที่ว่าการอำเภอ สถานีตำรวจ ไปรษณีย์  โรงเรียน สถานีอนามัย (ชื่อในสมัยนั้น) นี่ยังไม่นับถึง ป้ายชื่อที่บอกสถานที่ทำการแต่ละแห่งที่กินอาณาบริเวณและสูญเสียงบประมาณที่หน่วยงานเห็นว่าจำเป็นมากกว่า วัสดุอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานแห่งนั้น  เครื่องใช้สำนักงานประกอบไปด้วยเครื่องพิมพ์ดีดยี่ห้อต่าง ๆ  เครื่องอัดสำเนา  โทรศัพท์แบบอะนาล็อค

uu OA (office automation)  สำนักงานอัตโนมัติ คำนี้ผู้เขียนได้รับรู้ว่า เป็นเรื่องที่ใหม่สุด ๆ ประมาณปี 2527 (ผู้อ่านบางคนยังเป็นฝุ่นอยู่) พวกเรียนด้านบริหารธุรกิจตอนนั้นจะต้องเรียน จำได้ว่า มีบทความข้อเขียนในนิตยสาร/วารสารหลายเล่มและส่วนใหญ่แปลมาจากภาษาอังกฤษ  สำนักงานแบบนี้มีอยู่จริงเป็นสำนักงานใหญ่ขององค์กรต่าง ๆ ที่มีสาขาอยู่ในต่างจังหวัด  สำนักงานตั้งอยู่ในกรุงเทพฯ  องค์กรที่มีลักษณะแบบนี้ เท่าที่พบเห็นตามสื่อ ได้แก่ ธนาคารทั้งของไทยและต่างประเทศ รวมถึงบริษัทต่างชาติที่มีสาขาในประเทศไทย หรือ บริษัทที่ติดต่อกับต่างประเทศ มีศัพท์ใหม่ที่เกิดขึ้นก็คือ  word processing  เป็นอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยขึ้นรวมถึงคอมพิวเตอร์  มีจอภาพเป็นสีเขียวหรือสีเทา และคนใช้คอมพิวเตอร์ จะต้องเป็นผู้ที่จบจากสาขาคอมพิวเตอร์ หรือชื่ออื่นในยุคนั้น เช่น สารสนเทศ

เริ่มมีอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานอื่นเข้ามาอีกได้แก่  เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า โดยเฉพาะยี่ห้อ IBM (International Business Machines) ที่มีหัวพิมพ์อักษรเป็นรูปกลมคล้ายลูกกอล์ฟ ซึ่งยี่ห้ออื่นจะมีหัวพิมพ์เป็นจานแบนเล็ก ๆ  เครื่องโทรสาร (Fax) เครื่องถ่ายเอกสาร ที่ทุกสำนักงานมีใช้กันอย่างแพร่หลายแล้ว และยุคนี้เช่นกัน บัตรเอทีเอ็มใบแรกของพนักงานสำนักงานที่ทันสมัยก็ต้องเป็นของธนาคารไทยพาณิชย์ 

uu Paperless Office สำนักงานไร้กระดาษ   ช่วงประมาณปี  2541 คำนี้เป็นศัพท์ใหม่ที่วงราชการนำมาใช้ หลังจากวงการธุรกิจได้ใช้ไปแล้ว  ถึงตอนนี้คอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานแทนที่เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าไปเรียบร้อยแล้ว   จำได้ว่า ตอนนั้นทุกคนต้องใช้  window 95  มีเครื่องพิมพ์กระดาษหรือที่ติดปากเราในที่สุดคือ เครื่องพรินเตอร์ (printer)  รุ่นแรก ๆ ต้องเป็นแบบดอส เมทริกซ์ เพราะจะประหยัดหมึก สามารถใช้ได้หลายครั้ง และเมื่อเสียงเครื่องพิมพ์ดีดหายไปก็ถูกแทนที่ด้วยเสียงแกร็กๆ ของเครื่องใช้สำนักงานแบบนี้แทน  วัสดุสำนักงานที่พนักงานสำนักงานต้องมีได้แก่ แผ่นดิสก์ ขนาด 5 ¼ นิ้ว จนถึงขนาด 3.5 นิ้วตามลำดับ  ช่วงนี้เช่นกันก็เริ่มมี HandyDrive (ดูรูปประกอบ) ราคาตอนนั้น ประมาณ 2,800 บาท หน่วยความจำ  128 MB (ไม่ได้พิมพ์ตัวเลขและอักษรผิด)

สำนักงานแบบนี้ แปลตามตัวอักษรคือ สำนักงานที่ต้องการให้มีการลดการใช้กระดาษในสำนักงาน โดยเอาเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ ระยะแรกของการใช้ระบบนี้ในราชการ พบสิ่งที่เกิดขึ้น ก็คือ  เมื่อมีการบันทึกข้อมูลและแก้ไขข้อมูลได้ง่าย การพิมพ์งานต่าง ๆ  จะมีการพิมพ์งานต้นฉบับออกมาแล้วก็นำมาตรวจทานแล้วค่อยพิมพ์งานฉบับที่แก้ไขอีกครั้ง 

ทั้งนี้ พนักงานสำนักงาน เป็นคนใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้ผ่านการอบรมหรือเรียนรู้เพิ่มเติม เมื่อสามารถบันทึกงานได้โดย copy  บวกกับมีเครื่องคอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่  ดังนั้น  จำนวนกระดาษก็ยิ่งเพิ่มจำนวนมากขึ้นเนื่องจากความสะดวก  อีกสิ่งหนึ่ง ที่หน่วยงานราชการไม่สามารถตอบโจทย์นี้ได้คือ  สำนักงานส่วนใหญ่ยังไม่มีระบบเครือข่ายที่ทันสมัยพอและการให้บริการทั้งของภาครัฐและเอกชนยังไม่แพร่หลาย  บุคลากรที่มีความรู้เรื่องนี้ยังมีจำกัดและปฏิบัติงานในระบบ paperless ก็ยังไม่มั่นใจ ทั้ง ๆ ที่ผ่านการอบรมมาแล้วในระดับหนึ่ง อีกเหตุผลหนึ่งก็คือ ผู้บริหารมีส่วนสำคัญในการผลักดันให้ระบบนี้เกิด  ยังไม่เห็นถึงความจำเป็นและไม่เข้าใจรวมถึงยังใช้ไม่เป็น  ดังนั้น คำศัพท์ที่เกิดตามมาของสำนักงานแบบนี้คือคำว่า  paper-late แทน

uu E-Office (Electronic office) สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์  วันนี้ก็คงจะปฏิเสธไม่ได้ว่า เกือบทุกหน่วยงาน โดยเฉพาะภาคเอกชน ซึ่งนำหน้ามานานแล้วในเรื่องนี้  ซึ่งมันมาพร้อมกับระบบการติดต่อสื่อสารแบบไร้พรมแดนทั้งอินเทอร์เน็ต  โทรศัพท์มือถือ หน่ำซ้ำยังใช้ระบบร่วมกันได้อีก โฉมหน้าของสำนักงานทุกแห่งเปลี่ยนไป เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาเต็มรูปแบบ อีกทั้งยัง มีภาพของสำนักงานที่ทันสมัยสุดๆ  จอคอมพิวเตอร์ที่เป็นแบบก้อน ๆ ใหญ่แทนที่ด้วยจอแบน เครื่องพิมพ์จากที่เคยส่งเสียงดังกับเงียบสนิทและไม่จำเป็นต้องซื้อเข้ามาในสำนักงานมากมาย แต่สามารถใช้ร่วมกันได้ และยังไม่นับรวมอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานที่ปรับรูปแบบสามารถใช้งานได้หลากหลายทั้ง ถ่ายเอกสาร พิมพ์เอกสาร ส่งแฟกซ์ การสแกน การบันทึกเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้งานได้ในเครื่องเดียวกัน วัสดุสำนักงานจากแผ่นดิสก์ ปรับเปลี่ยนมาเป็นแผ่นซีดีหรือดีวีดี ที่สามารถบันทึกข้อมูลได้เป็นจำนวนมาก มีชื่อวัสดุสำนักงานชื่อแปลกใหม่ ไม่ว่าจะเป็น USB, Flash drive, USB hub, Gadget สำหรับคอมพิวเตอร์เกิดขึ้นตามมาอย่างมากมาย 

พนักงานสำนักงาน ทุกคนใช้คอมพิวเตอร์เป็นและเกือบทั้งหมดมีโทรศัพท์มือถือ  นามบัตร (name card) แทนที่จะระบุเฉพาะหมายเลขโทรศัพท์ก็เพิ่ม e-mail address ซึ่งเป็นอีกส่วนที่สำคัญ  สำนักงานส่วนใหญ่ มีระบบการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยด้วยการมีโปรแกรม e-office  ในการติดต่อสื่อสาร อีกทั้งยังมีระบบอินทราเน็ตในสำนักงาน  การพึ่งบริการไปรษณีย์มีความจำเป็นลดลง โทรเลขปิดฉากตัวเองอย่างสงบในยุคนี้เช่นกัน  ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ ได้รับความสะดวก รวดเร็วบางแห่งมีระบบการตรวจสอบที่โปร่งใสเข้ามาร่วมด้วย ทั้งบริการภาครัฐและเอกชนร่วมมือกันในการให้บริการด้านต่าง ๆ ทุกฝ่ายได้ต่างได้รับผลประโยชน์ตอบแทน  เกิดคำว่า win win situation ขึ้น

uu Green Office สำนักงานสีเขียว เวลาไล่เลี่ยกันกับ e-office ก็มีชื่อนี้เกิดขึ้นมาพร้อมกันต้อนรับกระแสโลกร้อน งานนี้ไม่ใช้เฉพาะแค่สำนักงานเราเพียงแห่งเดียว แนวความคิดในเรื่องทุกคนต้องช่วยกัน เพราะต้นสายปลายเหตุที่ทำให้โลกร้อนคือ มนุษย์ นั้นเอง แล้วสำนักงานมีส่วนอย่างไรและจะเป็นสีเขียวได้กรณีใดบ้าง 

มีคำศัพท์ที่เกิดขึ้นในช่วงนี้เริ่มตั้งแต่  Reused, Recycle,  Reduce,  Repair มีองค์กรหลายแห่งเล็งเห็นความสำคัญ หันมาร่วมกันผลิตหรืออย่างน้อยก็กันรายได้ส่วนหนึ่ง เพื่อช่วยในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น โดยสินค้าที่เมื่อนำไปใช้ในสำนักงานจะช่วยลดการใช้และประหยัดพลังงาน หรือผลิตสินค้าโดยการ recycle จากผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ  การลดการใช้ผลิตภัณฑ์ที่ผลิตจากพลาสติกซึ่งต้องใช้เวลาย่อยสลายที่ยาวนานและใช้พลังงานมาก โดยการลดการใช้หรือนำมาใช้อีกครั้ง  มีผลิตภัณฑ์เช่น กระดาษหน้าเดียวจำหน่ายเช่นเดียวกันกับกระดาษสองหน้า 

uu Virtual Office  ออฟฟิศในอากาศ บางชื่อก็เรียกว่า  Space Office  บริการสำนักงานเสมือนจริง เป็นอีก้าวหนึ่งของสำนักงาน โดยที่ไม่ต้องมีภาระในการซื้อหรือเช่าสำนักงาน แต่มีพนักงานที่คอยดำเนินการในเรื่องต่าง ๆ ให้ไม่ว่า จะเป็นการรับโทรศัพท์ ตอบอีเมล รับฝากข้อความ จัดส่งเอกสารและติดต่องานให้  คำจำกัดความเรื่อง งานสำนักงานที่จะต้องดูแลเรื่องการจัดสำนักงาน ข้อนี้คงจะต้องถูกยกเว้นบางกรณีไปในที่สุด  

อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานยิ่งมีความทันสมัยยิ่งขึ้น  ระบบ wire network ค่อย ๆ ลดความสำคัญลง ต่อไป ก็เข้าสู่ระบบที่เป็น wireless  ทั้งเจ้านายและลูกน้องสามารถติดต่อกันได้โดยไม่ต้องพบหน้าค่าตากันอีก  notebook  เข้ามาแทนที่การใช้งานได้ทั้งภายนอกและภายในสำนักงาน  สำนักงานมีเครื่องตกแต่งสำนักงานที่ดูทันสมัย ตู้เก็บเอกสารและเครื่องใช้สำนักงานบางประเภทไม่มีความจำเป็น พนักงานสามารถนั่งทำงานที่จุดใดก็ได้โดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ รูปลักษณ์ของสำนักงานที่กะทัดรัด ไม่โอ่โถง มีคนทำงานเพียงแค่ 2-3 คนในแผนกก็สามารถทำงานได้ทั้งหมด  พนักงานสำนักงาน  จะเป็นผู้ที่มีความสามารถในการติดต่อสื่อสารด้วยการใช้อินเทอร์เน็ต  อีเมล และการติดต่อทางผ่านโทรศัพท์มือถือ

 

 

รูปแบบสำนักงาน (office) ที่ผ่านตาทั้ง 4-5 ชื่อนี้ คงจะไม่สิ้นสุดและคงมีสำนักงานที่มีชื่อที่เรียกต่างออกไปและเกิดคำศัพท์ใหม่ ๆ  ขึ้นอีกเพื่อจะได้เข้ากับยุคสมัย ลักษณะของสำนักงานต่าง ๆ เหล่านี้เกิดขึ้นในบ้านเราประเทศนี้จริง การเปลี่ยนแปลงบางช่วงของสำนักงานค่อนข้างจะเชื่องช้า ในขณะที่บางตอนแทบจะก้าวกระโดด ทั้งผู้ให้บริการและผู้ใช้บริการเกือบจะตามไม่ทัน  ท้ายสุด เป็นข้อสังเกตอีกอย่างหนึ่งคือ เรานำเข้ามา (import) เพื่อที่ว่า จะทำให้เราติดต่อกับโลกใบนี้ที่ถูกย่อส่วนแล้วเช่นกัน

เอกสารอ้างอิง :
กุลประภา  กลุ่มรักษ์โลก, “โลกในมือเรา” , สกุลไทย  ฉบับที่ 2804, 2551.
คันถ์ชิด  วณิชดิลกกุล, ทำมาค้าคล่อง, ขวัญเรือน, ฉบับที่ 852-853, 2550.
คู่มือผู้ใช้โทรศัพท์ Nokia 2630, 2008.
เว็บไซต์เอ็มฟาติกซ์, http://mfatix.com  (5 ธันวาคม  2551)
ศิริวรรณ  เสรีรัตน์และสมชาย หิรัญกิตติ, การบริหารสำนักงานแบบใหม่, พัฒนาศึกษา : กรุงทพฯ, 2537.