อาชีพเลขานุการ

เราคงจะไม่แปลกใจอะไรกันมากนัก เมื่อสำนักงานของบริษัทต่าง ๆ ได้ดาหน้าเข้าไปอยู่ในห้างต่าง ๆ  ซึ่งก่อนหน้านี้ เราจะเห็นเฉพาะในกรุงเทพฯ  และเมืองใหญ่ ๆ ทั้งหลายตามต่างจังหวัด และท้ายที่สุดก็เป็นจังหวัดเล็ก ๆ ที่มีห้างสะดวกซื้อหรือห้างที่บอกเสมอว่า  คืนภาษีทั้งหลายให้กับท้องถิ่นไปตั้งอยู่   จะมีสำนักงานทั้งให้บริการและขายสินค้าเหล่านั้นไปตั้งประจำอยู่เห็นกันจนชินตา 

ณ วันนี้ เราจะมาพูดคุยเฉพาะในเรื่องของสำนักงาน ไม่พูดถึงตัวสินค้าหรือบริการของบริษัทหรือร้านค้าเหล่านั้น  จะเป็นข้อสังเกตให้กับเลขานุการทั้งหลายที่ทำงานให้กับเจ้านายในยุคที่มีเทคโนโลยีเข้ามาให้ใช้สอยเกือบทุกบริการแล้วว่า   สำนักงานในยุคนี้ มีการเปลี่ยนแปลงปรับลุค ให้ทันสมัย หลักการจัดสำนักงานจากตำราเล่มเก่า ๆ หลายหัวข้อคงจะต้องถูกลบทิ้งไปบ้าง  
 

สำนักงานของธนาคารกสิกรไทย สาขาเซ็นทรัลพลาซ่า เชียงใหม่ แอร์พอร์ต
 

มุมมองทั้งหลายที่จะกล่าวถึงนี้ นำไปเป็นประโยชน์อะไรให้กับเลขานุการ อย่างน้อยเมื่อมีการนำเสนอหากมีการปรับปรุงสำนักงานหรือการจัดผังสำนักงาน  การเลือกอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน การเลือกเครื่องตกแต่งสำนักงาน ไปจนถึงการเลือกสถานที่ตั้งของสำนักงาน  จะได้มีข้อมูลเบื้องต้นไว้ประดับความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ ได้สิ่งต่าง ๆ ที่จะนำเสนอวันนี้ คงจะไม่ใช่ทั้งหมด ซึ่งมีรายละเอียด แบ่งกลุ่มตามหัวข้อดังนี้

สถานที่ตั้ง

 สำนักงานจะรวมกลุ่มกับสำนักงานอื่น ๆ เช่น สำนักงานที่ให้บริการธนาคาร  บริการสื่อสารโทรคมนาคม บริการเงินด่วน เป็นต้น ทำให้ผู้ใช้บริการสามารถเลือกตัดสินใจใช้บริการได้ตามที่ต้องการ 

สำนักงานที่รวมกลุ่มกันอยู่ก็ให้ความสะดวกกับผู้ใช้บริการและลูกค้า  มาครั้งเดียวทำได้ทุกเรื่อง ทั้งมาซื้อสินค้าหรือใช้บริการต่าง ๆ  ทั้งของภาครัฐเช่น บริการที่มีตัวย่อว่า  GCS (Government Counter Service)  รวมไปถึงสินค้าและบริการที่ทุกเพศทุกวัยต่างเลือกใช้ได้ เช่น  คุณพ่อดูแลรถยนต์จากร้านคาร์แคร์ในห้าง  คุณแม่ช็อปปิ้ง  ลูกเรียนพิเศษ
 

 

สำนักงานของไปรษณีย์และบริการทำบัตรประจำตัวประชาชน สาขาเซ็นทรัลพลาซ่า เชียงใหม่ แอร์พอร์ต
 

สำนักงานเหล่านี้ ให้ความสะดวกด้านคมนาคมสะดวก ไปได้ด้วยพาหนะของตนเองหรือบริการจากรถประจำทางที่เป็นบริการของทั้งภาครัฐและเอกชน  ที่สำคัญคือ มีพื้นที่สำหรับจอดรถได้สะดวก  บางแห่งก็จัดรถรับส่งสะดวกแก่ผู้ใช้บริการ   อีกทั้งยังมีสาธารณูปโภคส่วนกลางครบครัน ไม่ว่าจะเป็น น้ำ ไฟฟ้า โทรศัพท์  ที่มีผู้รับผิดชอบดูแลให้ความสะดวก สะอาดและมีมาตรฐานแก่พนักงานและผู้ใช้บริการ
 

การจัดสำนักงาน

สี ที่ใช้ในสำนักงาน  จะแสดงเอกลักษณ์จากตัวของสินค้าหรือบริการนั้น ๆ  ใช้ผสมผสานสอดคล้องกันทั้งตัวสำนักงาน อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานและเครื่องตกแต่ง  ได้ทั้งสีสัญลักษณ์องค์กรและการโฆษณาองค์กรไปพร้อมกัน ตอกย้ำให้ลูกค้าจดจำได้  ตัวอย่างที่ให้ดูดังรูป

 

สำนักงานของธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาเซ็นทรัลพลาซ่า เชียงใหม่ แอร์พอร์ต

แสง    แสงที่ใช้สำนักงานเหล่านี้ สว่างไสว เหมาะสมกับสายตาของผู้ทำงาน และผู้ใช้บริการสำนักงานเหล่านั้นหากมองอีกด้านหนึ่งเท่ากับเป็นการแสดงถึงความสว่างไสวของสำนักงานที่ให้บริการด้วยความเต็มใจไม่มีคลุมเครือเคลือบแฝง  สิ่งที่น่าสังเกตอีกเรื่องก็คือ สำนักงานส่วนใหญ่จะใช้กระจกให้มองเห็น ตัวสำนักงานทั้งหมด มองได้จากภายนอกว่า ข้างในมีอะไรบ้าง  มีพนักงานกี่คน รวมถึงเครื่องตกแต่งและเครื่องใช้สำนักงานมีอะไรบ้าง การใช้กระจกนอกจากจะแสดงความโปร่งใสในการทำงาน ยังเป็นสิ่งที่บังคับกลาย ๆ ให้พนักงานที่ทำงานในสำนักงานจะต้องปรับบุคลิกภาพในการทำงานให้เหมาะสมกับงานสำนักงาน   ตรวจสอบการทำงานได้จากบุคคลภายนอก

เสียง   สำนักงานหลายแห่งมีเสียงเพลงคลอ ขณะทำงานและจะมีบางช่วงที่ตั้งเสียงไว้เพื่อสื่อให้เห็นถึงตัวของสินค้าและบริการ เมื่อมีลูกค้ามาใช้บางบริการ เช่น  หน้าร้าน (window  display),  ตู้แสดงสินค้า,  ตู้ถอนเงินอัตโนมัติ (ATM)  แต่อย่างไรก็ตามสำนักงานส่วนใหญ่จะพยายามกั้นเสียงจากภายนอกป้องกันการเข้ามารบกวนการทำงานให้น้อยที่สุด  

สำนักงานเคทีซี สาขาเซ็นทรัลพลาซ่า เชียงใหม่ แอร์พอร์ต

เก้าอี้    มีสำนักงานหลายแห่ง  ไม่มีเก้าอี้ให้กับลูกค้า สิ่งนี้ทำให้สะท้อนได้เช่นกันว่า  การบริการที่รวดเร็วฉับไว ไม่ต้องนั่งคอยนาน หรือมีบริการอื่นที่ลูกค้าสามารถเลือกใช้ได้หลากหลาย ยิ่งเก้าอี้มากก็เห็นถึงการบริการที่ล่าช้าได้เช่นกัน    อีกเรื่องเกี่ยวกับเก้าอี้ คือ หากสำนักงานนั้นมีเก้าอี้ ก็จะเป็นเก้าอี้ที่มีสไตล์แปลกใหม่ สีสัน หลากหลายดีไซน์ แปลกตา นอกเหนือจากรูปแบบเก้าอี้เดิม ๆ ที่เราเคยพบเห็น
 

โต๊ะทำงาน  เป็นโต๊ะที่พนักงานในสำนักงาน สามารถเคลื่อนไหวงานได้คล่องตัว และใครก็ได้สามารถมาให้บริการกับลูกค้าได้ หากพนักงานอีกคนยังติดภารกิจอื่น ไม่จุ้มปุกเฉพาะโต๊ะใครก็โต๊ะใคร  เหมือนที่เราเคยพบเห็น   อีกทั้ง โต๊ะทำงานเมื่อเทียบพื้นที่สำนักงานทั้งหมดก็เป็นเพียง หนึ่งหรือสองส่วนจากพื้นที่ทั้งหมด ร่องรอยของกองเอกสารปรากฏให้เห็นน้อยลงหรือเกือบไม่หลงเหลือ   ซึ่งแต่เดิมคือ  โต๊ะทำงานเป็นชั้นเรียนเรียงกันเป็นตับ ซึ่งสังเกตได้ว่า  คนที่เป็นหัวหน้าจะอยู่ข้างหลังสุด   แต่ปัจจุบัน ยังเห็นบางสำนักงานจัดให้ส่วนของผู้จัดการอยู่เกือบหน้าสุด  นี่ก็อีกตัวอย่างที่แหกกฎการจัดสำนักงานในยุคก่อน ๆ  

สำนักงาน CAT สาขาเซ็นทรัลพลาซ่า เชียงใหม่ แอร์พอร์ต
 

อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน  จากที่เคยเห็นสำนักงานที่เต็มไปด้วยตู้เก็บเอกสาร วัสดุสำนักงานและอุปกรณ์อื่นๆ แต่ปัจจุบันจะพบเห็นเพียงบางส่วนของอุปกรณ์สำนักงาน ที่เห็นก็คือ จอคอมพิวเตอร์รุ่นบางเฉียบทั้งหลายแทนที่จอตู้  อุปกรณ์อื่น ๆ ใช้ร่วมกันและจัดสัดส่วนของอุปกรณ์เหล่านี้ไว้โดยมีส่วนปิดกั้นไม่ให้มองเห็นรกตา