>ทำไมพนักงานสำนักงานไม่ค่อยใช้คู่มือ (office manual)
posted on 22 Jan 2009 13:14 by phajaeมีใครเคยคิดถึงเรื่องนี้กันบ้าง เมื่อมาทำงานอยู่ในสำนักงาน เราเกี่ยวข้องกับคู่มือต่าง ๆ เริ่มจากชีวิตประจำตัว เช่น คู่มือการใช้โทรศัพท์ ไปจนถึงชีวิตการทำงานในสำนักงานคู่มือที่หยิบมาใช้ก็คงจะไม่พ้นใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานเมื่อติดขัดจะแก้ไขเบื้องต้นหรือหาวิธีการใช้ หากถามถึงว่า คุณเคยใช้คู่มืองานสำนักงาน หลาย ๆ คนจะทำหน้างงๆ ว่า แล้วมันคืออะไรกันเนี่ย! ...
คู่มืองานสำนักงานได้แก่ คู่มือบุคลากร คู่มือการปฏิบัติงาน คู่มือการปฏิบัติเฉพาะอย่าง คู่มือการทำโครงการ ฯลฯ ตลอดจนคู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงาน สรุปได้ว่า เป็นคู่มือที่พนักงานจะต้องใช้ในการปฏิบัติงานและที่เกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน ประโยชน์คู่มือ มีตำราที่ได้พูดเกี่ยวกับเรื่องนี้จากหลายสำนักพิมพ์ ในที่นี้จะไม่ขอกล่าวถึง แต่จะพูดเฉพาะ สิ่งที่พบเห็นเกี่ยวกับการใช้คู่มือ ว่าเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้เกิดกับการใช้คู่มืองานสำนักงานดังนี้
สำนักงานส่วนใหญ่ไม่ได้จัดทำคู่มือการทำงาน แต่จะใช้วิธีการแจกเอกสารประกอบการปฐมนิเทศ แต่ไม่ได้รวบรวมไว้เป็นคู่มือการทำงาน หากมีระเบียบหรือกฎเกณฑ์อะไรเปลี่ยนแปลง อาจจะติดประกาศหรือแจ้งเวียนให้ทราบเพื่อเป็นแนวปฏิบัติแต่ละครั้งไป ใครสนใจก็อ่าน ไม่สนใจก็เป็นเรื่องของเอง!
พนักงานสำนักงานไม่นิยมใช้คู่มือ เอาง่ายที่สุดที่เห็นกันเป็นประจำ คู่มือสำหรับอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานถูกเก็บไว้ในกล่องบ้างในลิ้นชักของใครคนหนึ่ง ซึ่งเมื่อมีปัญหาเบื้องต้นส่วนใหญ่จะทดลองทำเอง จนบางครั้งการลองทำเองทำให้อุปกรณ์เหล่านั้นที่เป็นชิ้นเล็ก ๆ แตกหักได้ง่ายหากไม่ระวังและไม่มีความรู้ จนสุดวิสัยก็จะโทรศัพท์เรียกหาช่างซ่อม สร้างรายได้ให้ร้านบริการเป็นกอบเป็นกำ ซึ่งก็มีเหตุผลง่าย ๆ ตื้น ๆ เสมอที่ว่า ไม่อยากจะศึกษาคู่มือเพราะมีขั้นตอนยุ่งยากซับซ้อน ยังไม่นับรวมคู่มืองานสำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของพนักงานที่หลายคนละเลย ทั้ง ๆ ที่เป็นผลประโยชน์ต่อตัวพนักงานเอง ไม่ว่าจะเป็นสิทธิการลา การได้รับการคุ้มครองค่ารักษาหรืออื่น ๆ
พนักงานไม่ได้รับการปฐมนิเทศ มีสำนักงานหลายแห่งรับพนักงานเขามาทำงานแต่ไม่มีระบบการปฐมนิเทศที่ดี ให้พนักงานไปเสาะแสวงหาและไปตายเอาดาบหน้าด้วยตัวเอง หากได้คำนึงเรื่องนี้ สักนิด จะพบว่า ถ้าได้ทำคู่มือที่ต้องใช้ในการปฏิบัติงานให้ดีและเป็นปัจจุบัน พนักงานก็มีแนวทางปฏิบัติที่ถูกต้อง ไม่ต้องเสียเวลากับฝ่ายบุคลากรหรือทรัพยากรมนุษย์ที่ต้องมานั่งคอยตอบปัญหาเบื้องต้นต่าง ๆ จะได้เกิดภาพพจน์ที่ดีทั้งงานบุคลากรและองค์กรด้วย
คู่มือไม่เป็นปัจจุบัน เก่าเก็บอย่างไรกี่ปีกี่ชาติก็ยังเป็นอยู่เหมือนเดิม คู่มืองานสำนักงานไม่มีอัพเดท เนื่องจาก ผู้รับผิดชอบอ้างว่า มีงานอื่นที่สำคัญกว่า ซึ่งก็เป็นข้ออ้างที่ใช้เป็นประจำและเป็นประโยคบังคับ เป็นท่าไม้ตายของคนขี้เกียจทำงาน (มีเยอะ) ไม่แปลกใจที่ ระเบียบกฎเกณฑ์นั้นล้าสมัยไปแล้วหรือทำผิดกฎกันอยู่บ่อย ๆ เป็นต้น
ระบบการจัดเก็บคู่มือ คู่มืองานสำนักงานบางครั้งเก็บไว้บนหิ้งเป็นของสูง (ชั้นบนสุดของตู้) หรือซุกซ่อนไว้ชั้นในสุดของลิ้นชัก ใครจะเรียกหาใช้ทีต้องใช้เวลาค้นนานหรือหาไม่เจอ ทั้ง ๆ ที่การเก็บคู่มืองานสำนักงานนั้นจะต้องอยู่ใกล้ตัวผู้ปฏิบัติงานนั้น ๆ ที่สุด หยิบได้ง่าย หายก็รู้
การครอบครองคู่มือ ให้เป็นสมบัติส่วนตัว หากคู่มือนั้นไม่มีความจำเป็นต้องแจกทุกคน การที่คนใดคนหนึ่งเก็บไว้ไม่ให้ใครแตะต้องได้ “คู่มือของข้าใครอย่าแตะ” เช่นเดียวกันกับที่ ก็มีคนในสำนักงานบางประเภทที่ต้องการให้คนอื่นเห็นความสำคัญของตัวเองว่า เป็นผู้ที่ยึดระเบียบกฎเกณฑ์เป็นของตัวเอง หากอยากรู้อยากเห็นต้องปรึกษาได้แค่คนเดียวเท่านั้น (หากคนนี้ลา ขาดหรือ...จะเกิดอะไรขึ้น) ซึ่งเป็นเรื่องที่น่าเป็นห่วงสำหรับสำนักงานแห่งนั้นเช่นกัน จุดมุ่งหมายของคู่มือจะต้องทำอย่างไรให้พนักงานสำนักงานอ่านและใช้ประโยชน์จากมันให้มากที่สุด
รูปเล่มของคู่มือ คู่มือสำนักงานควรออกแบบให้น่าอ่าน ทนทานสำหรับการใช้งานหากเป็นคู่มือที่ใช้ร่วมกัน ขนาดของคู่มือสามารถหยิบใช้ได้สะดวก ไม่หนาหรือหนักเกินไปยากแก่การใช้งาน ก็พบบ่อยเช่นกันทำรูปเล่มสวย แต่เมื่อทำตามขั้นตอนกลับไม่เวิร์ค
คู่มือภาษาอังกฤษ โดยเฉพาะคู่มือเกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน พนักงานที่ภาษาอังกฤษก็ไม่แข็งแรงภาษาไทยก็ไม่ได้ดีกว่า ก็เลยกลายเป็นอีกข้ออ้างที่ว่า นิสัยคนไทยไม่นิยมอ่านคู่มือจนติดมาถึงปัจจุบัน ดีที่ว่าปัจจุบันนี้ทุกสินค้ามักจะมีคู่มือภาษาไทยกำกับเสมอ
คู่มืองานสำนักงานเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงาน ถึงแม้วันนี้คู่มืออาจจะไม่ได้มีเฉพาะเป็นรูปเล่มกระดาษเหมือนก่อนเก่า มีคู่มือที่เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาเพิ่มเติม ทั้งนี้ การจัดระบบการเก็บที่ดีและทันสมัยเท่าไรก็ตาม หากคู่มือเหล่านั้นยังวางอยู่ไม่หยิบขึ้นมาและปฏิบัติตาม ก็คงจะเป็นการสูญเปล่าในการจัดทำ และยิ่งเมื่อหันมามองสิ่งที่ต้องเสียเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นผลประโยชน์ขององค์กรหรือแม้แต่ของพนักงานเองจากการละเลยไม่ใช้คู่มืองานสำนักงานแล้ว เมื่อรวมกันอาจจะมีมูลค่าของต้นทุนที่สูงลิบลิ่ว ที่ทุกฝ่ายไม่ควรมองข้ามไปได้เลย
เอกสารอ่านเพิ่มเติม :
1. กุลประภัสสร์ โกละกะ, การเขียนคู่มือการปฏิบัติงานสำหรับเจ้าหน้าที่พัฒนาชุมชน, กทม. : กองวิชาการและแผนงาน, กรมการพัฒนาชุมชน, กระทรวงมหาดไทย, 2550.
2. การจัดการความรู้พัฒนาชุมชน, http://www.cdd.go.th/kmcd/show_pdf.php?id=013801&order=5 (22 มกราคม 2552)
3. คู่มือการปฏิบัติงาน, http://medicine.swu.ac.th/webmed/qa/manual.ppt#2 (22 มกราคม 2552)
4. เสถียร คามีศักดิ์, คู่มือปฏิบัติงาน, http://www.nurse.cmu.ac.th/secadmin/WEbpersonunit/description/Book%20C.ppt#3 (22 มกราคม 2552)
แต่มันจะมีประโยชน์มากๆ ตอนที่อุปกรณ์ชิ้นนั้นๆ มันเสีย หรือไม่ก็อุปกรณ์นั้นๆ เราใช้งานไม่เป็น
แต่บางทีคู่มือก็เขียนอะไรที่ทำให้เรางงได้
#1 By KimBerrY on 2009-01-23 12:53