อาชีพเลขานุการ

ค้นลิ้นชักพบ post-it flags จำได้ว่า ได้รับแจกจากงาน คอมพิวเตอร์ เนื่องจากไปสอบถามกระดานอิเล็กทรอนิกส์ เขียนได้ ซึ่งกระดานฯ นี้มีเครื่องมือต่าง ๆ  เวลาเขียนบนกระดานฯ ผ่านตัวเครื่องเป็นแผ่น เหมาะสำหรับการประชุมเป็นกลุ่มย่อยในสำนักงานหรือเหมาะสำหรับผู้สอนที่มีจำนวนผู้เรียนไม่มากนัก เพราะตัวกระดานฯ นั้นมีขนาดพื้นที่จำกัด  แล้ว post-it ไปเกี่ยวข้องกับงานนี้ได้อย่างไร

Post-it Flags
 

  Post-it เป็นเครื่องหมายบอกเป็นนัย ๆ ว่า  มีเรื่อง สำนักงาน เข้ามาเกี่ยวข้อง ทั้งที่เรารู้จัก post-it ว่า สามารถใช้ได้กับงานต่าง ๆ  นอกเหนือจากงานสำนักงาน  แต่ส่วนใหญ่ก็เหมารวมว่า มันเป็นเรื่อง สำนักงานอยู่ดี   มันอาจจะถูกแทนด้วยกระดาษหรือกาวที่สามารถติดกับเรื่องราวต่าง ๆ ในแฟ้มหรือสมุดบันทึก   ช่วยเตือนความจำ เป็นป้าย (label) ไว้บอก เป็น index สำหรับเอกสารต่าง ๆ    เห็นหรือยังว่า  ถ้าเราพูดถึง วัสดุสำนักงาน (stationery) มันต้องมีอะไรสักอย่างหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับกระดาษแล้วก็โยงมาสู่งานสำนักงานอยู่ดีนั้นแหละ

 post-it  อย่างที่เกริ่นไว้ตอนแรก มันเป็นเหมือนตัวแทนของงานสำนักงาน   งานสำนักงาน เป็นงานที่ต้องทำประจำซ้ำ ๆ ซาก ๆ หรือที่เรียกว่าเป็นงาน  routine (รูทีน)  งานที่ต้องเกี่ยวข้องกับวงจรชีวิตเอกสาร สิ่งที่ท้าทายในงานนี้มีจำกัด จนบางครั้งมักจะมีการเปรียบเปรยว่า งานเลขานุการเป็นงานน่าเบื่อเพราะมันเป็นงานเดิม ๆ   ทำอย่างไรจะให้การไหลเวียนของเอกสารเป็นไปอย่างมีระบบระเบียบ  ดังนั้น   post-it  ในที่นี้ ก็ทำหน้าที่คล้าย ๆ กับ postman เพื่อให้เอกสารไปถึงผู้รับปลายทางตามที่ถูกระบุบนหน้าซอง

 Post-it  เราจะนึกถึงกระดาษสีเหลืองที่ติดไว้ สำหรับการบอกกล่าว สื่อความหมายให้คุณต้องทำหรือเตือนให้คุณทำ มีใครเคยคิดหรือไม่ว่า  หลายครั้งในสำนักงาน เมื่อคุณเลขานุการได้รับ post-it  มันแสดงถึง การถ่ายทอดคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรแทนที่จะได้รับคำสั่งด้วยวาจา แสดงว่า บรรยากาศการทำงานระหว่าง เจ้านายกับเลขานุการ จะต้องมีการปรับปรุง ในฐานะเลขานุการจะต้องปรับตัวให้เข้ากับนาย ไม่ใช่เป็นหน้าที่ของนาย หากมองในทางกลับกันและมองในด้านดี ก็เท่ากับเป็นการเบรกการปะทะกันซึ่งหน้าเมื่อเจ้านายเห็นว่า คุณเลขานุการเริ่มทำงานพลาดแล้ว ให้คุณไปปรับการทำงานให้ดีขึ้นกว่าเดิม

 

 Post-it   เป็นเรื่องที่ คุณสามารถแสดงความคิดเห็นได้    หากสำนักงานที่คุณทำงานมีระบบที่ให้โอกาสทุกคนเท่าเทียมกัน ตัวแทน post-it note ที่แนบขึ้นไปสามารถออกความคิดเห็นได้โดยเฉพาะกับงาน  ที่ไม่ยึดติดกับสายการบังคับบัญชา ลำดับการบังคับบัญชา หรืออำนาจหน้าที่    แต่สังคมไทยทุกวันนี้นั้น คุณได้รับสิ่งนี้มากน้อยเพียงใด หลายครั้งได้ยินผู้ใหญ่พูดเสมอว่า ทุกคนเสมอเท่าเทียมกันและให้โอกาส  แต่เมื่อสรุปงานเมื่อไหร่ งานที่จะต้องทำเป็นเรื่องที่ผู้ใหญ่คิดเองและเออเองทั้งหมด   แล้วก็มักจะบอกต่อกันว่าเป็น  สำนักงานโปร่งใส    สักวัน...สำนักงานแบบนี้คงจะค่อย ๆ เพิ่มขึ้น

 

Post-it Note
 

 Post-it  เป็นแผ่นกระดาษสี่เหลี่ยมจัตุรัส 3 x 3 นิ้ว มันเหมือนสัญญาณเตือนว่า  คุณต้องอยู่ในกรอบ  ที่เรากำหนดให้คุณเป็นสำหรับการทำงานและการปฏิบัติตนในสำนักงานแห่งนี้ หากกรอบที่วางไว้พอเหมาะพอดี หรือความเข้มแข็งขององค์กรดี ก็เท่ากับจูงใจให้คนต้องทำตามกรอบนั้น  แต่วันใด กรอบนั้นมันเริ่มล้อมกรอบเข้ามามากขึ้น ทุกคนก็ต้องดิ้นรนหนีจากกรอบที่กำหนดไว้  จึงไม่แปลกที่ทุกวันนี้  มีแต่คนพูดว่า  “ให้คิดนอกกรอบ”   แล้วถ้าที่ไอ้นอกกรอบสร้างความเดือดร้อนหรือผลเสียกับองค์กรหรือเพื่อนพ้องน้องพี่  ก็ควรจะถามตัวเองให้มากขึ้น ว่า เราก็น่าจะอยู่ในกรอบที่มีคนรุ่นแล้วรุ่นเล่าผ่านร้อนผ่านหนาวมา แล้วช่วยทำให้กรอบนั้นมันมั่นคงแข็งแรงหรือต้องกระโจนออกมา

  ลืมไปหรือยังว่า post-it  เป็นสินค้าในแบรนด์ของ 3M  ตัวอักษรแดง Made in US  แสดงพลังอำนาจของการเติบโตสยายปีกของอเมริกาสู่ตลาดทั่วโลก ในปี 1980  หลังจากป้ายอักษรสีแดงทั้ง  Coke  และ Levi’s นำหน้าไปก่อนแล้ว post-it กลายเป็นสิ่งที่หลายสำนักงาน must ต้องมีต้องใช้กันทั่วโลก  ทั้งที่เป็นของแพงในยุคนั้นของบ้านเราก็ไม่ได้เว้นที่นำเข้ามาตอน 1985 (2528) เกิดกันหรือยัง!.....

 

  เนื่องจากของเขาดี ทั้งการออกแบบและคุณภาพของสินค้า  จะมีใครเป็นเหมือนกับผู้เขียนหรือไม่  ที่มักจะทิ้งทั้ง  post-it Note และ  post-it Flags  ไว้ตามลิ้นชัก เนื่องจากเสียดาย  กลายเป็นสิ่งของสะสมไม่ได้ใช้ประโยชน์เหมือนที่ประเทศต้นตำรับเขาอยากให้เราบริโภคสินค้าของเขา   อย่าลืมว่า post-it เป็นวัสดุ  ที่ใช้แล้วหมดไป นำกลับมาใช้ใหม่ค่อนข้างยาก  เมื่อเสียดายก็รู้สึกว่า  เราน่าจะใช้อย่างอื่นแทนได้ ไม่ว่า จะเป็น กาวดินน้ำมัน  คลิบหนีบกระดาษ  ลวดเสียบกระดาษ หรือเทปกาวแบบต่าง ๆ    หากมองอีกด้านจะพบว่า   เมื่อใช้ post-it  งานของคุณจะเป็นอีกระดับหนึ่ง เหมาะกับงานที่ต้องการประณีตสวยงามเป็นหน้าเป็นตาของสำนักงาน  คนอื่นพบเห็นก็จะประทับใจว่า แม้แต่เรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็ยังไม่มองข้าม

จบท้าย  เมื่อมาถึงยุคที่มีเทคโนโลยีเข้ามาแทนที่การทำงานของเลขานุการ  พนักงานสำนักงานและวัสดุสำนักงานทั้งหลาย post-it  ก็ยังไม่ได้หายหน้าหายตาไปโดยสิ้นเชิง  เช่นเดียวกันกับวัสดุสำนักงานชนิดอื่น เช่น  กระดาษคาร์บอน  กระดาษไข  ยังมีการพัฒนา  Post-it  เข้าสู่ระบบดิจิตอล สามารถใช้และไปปรากฏในการทำงานบนจอภาพ นั้นคือมีโปรแกรมที่มีชื่อเรียกว่า  Post-it Software Notes ใช้งานเช่นเดียวกับ post-it note ของเรา  เห็นหรือไม่ว่า ทุกอย่างถูกออกแบบให้ใช้แทนกันได้ทั้งในโลกจริงและโลกเสมือนที่กำลังมาแรงตอนนี้และในอนาคตได้แทบทุกเรื่อง



เอกสารอ้างอิง :
1.  http://www.3m.com/us/office/postit/pastpresent/history_ws.html (20 เมษายน 2552)
2.  “3M Thailand History” ,  http://solutions.3m.com/wps/portal/3M/en_TH/about-3M/information/more-info/history/local/ (20 เมษายน 2552)
3.  Post-it Software Notes, http://www.3m.com/us/office/postit/digital/digital_notes.html?WT.mc_id=www.post-it.com/digitalnotes  (20 เมษายน 2552)

เรื่อง : ภาพประกอบ   phajae