>เลขานุการกับ liquid paper
posted on 15 May 2009 15:24 by phajae in stationery
มีใครเคยคิดบ้างหรือไม่ว่า คำสองคำนี้มีความเกี่ยวข้องกัน หากไม่ใช่เพราะงานในหน้าที่เลขานุการ liquid paper ซึ่งเป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่ง จะเกิดขึ้นได้หรือไม่ เรื่องนี้เป็นที่น่าภูมิใจ เพราะสิ่งประดิษฐ์ชิ้นนี้เป็นความคิดริเริ่มของผู้หญิงที่ทำหน้าที่ เลขานุการ
จากประวัติความเป็นมาพบว่า วัสดุสำนักงานชิ้นนี้เกิดจากคุณ Bette Nesmith Graham ทำหน้าที่เลขานุการ แต่ไม่ค่อยมีทักษะการพิมพ์ ซึ่งเป็นคุณสมบัติสำคัญอีกประการหนึ่งของเลขานุการ อย่างไรก็ตามคุณ Graham ก็ไม่ได้บกพร่องในหน้าที่ หนำซ้ำปฏิบัติหน้าที่ได้ดีจนเลื่อนขั้นได้เป็น เลขานุการบริหาร (executive secretary) สิ่งที่ค้นพบนี้ จากการบังเอิญ ที่คุณเลขาฯ ท่านนี้ได้สังเกต การตกแต่งทาสี ที่ว่า หากมีการแก้ไขสีก็จะนำสีขาวทับสีที่ทาผิดนั้น จึงได้นำไอเดียนั้น มาใช้กับการทำงานในสำนักงาน คือ เมื่อพิมพ์งานผิดก็นำสีขาวมาแต้มงานที่ผิดพลาดนั้น โดยที่เจ้านายของคุณ Graham ไม่ได้เห็นข้อบกพร่องในงานพิมพ์นั้นเลย ในระยะแรกวัสดุสำนักงานนี้ถูกเรียกว่า Mistake Out แปลเป็นภาษาไทยก็ตรงตัว จนต่อมาภายหลังได้เปลี่ยนชื่อยี่ห้อเป็น liquid paper ใช้แพร่หลายในงานสำนักงานทั่วโลก
บ้านเรามีชื่อเรียกอยู่หลายชื่อ ไม่ว่าจะเป็นน้ำยาลบคำผิด น้ำยาลบขาว น้ำยาป้ายคำผิด ปากกาลบคำผิด หมึกขาวและเรียกชื่อ ยี่ห้อ liquid paper เป็นชื่อวัสดุสำนักงาน คล้ายกับวัสดุสำนักงานชนิดอื่น ๆ เช่น กระดาษโพสอิท, สก๊อตซ์เทป เป็นต้น ในระยะแรก ประสบการณ์ตรงจากการใช้คือ เป็นขวดที่มีแปรงเล็ก ๆ ติดกับฝาขวดใช้ป้ายน้ำยา ใช้แล้วจะต้องรีบหมุนปิด เพราะจะทำให้น้ำยาจับเป็นก้อนขาวจุกอยู่ตรงปากขวด และหากลืมเปิดฝาทิ้งไว้นาน ๆ เข้าก็แข็งใช้ต่อไม่ได้ ต่อมาในขวดก็ใส่ก้อนเหล็กกลมเล็ก ๆ เมื่อเขย่าขวด นี้ก็ช่วยทำให้น้ำยาไม่กระจุกเกาะกันแน่น มาจนถึงปัจจุบันที่เปลี่ยนรูปแบบให้น่าใช้ ลักษณะของบรรจุภัณฑ์ก็แปลกตาออกไปทั้งชนิดเป็นขวดกะทัดรัด (correction fluid) เป็นปากกา (correction pen) ไปจนถึงเป็นแผ่นป้ายลบคำผิด (correction tape) ใช้งานได้สะดวกขึ้น
ก่อนหน้านี้ ในวิชาพิมพ์ดีดเมื่อได้รับมอบหมายให้พิมพ์งานผลิต หากมีการอนุญาตให้ใช้น้ำยาลบคำผิดได้ ก็พบปัญหาตามมาคือ ลูกยาง ฝาครอบเครื่อง แป้นพิมพ์ดีดหรือส่วนอื่น ๆ ของพิมพ์ดีดจะปรากฏรอยหมึกขาวนี้ป้ายติดเป็นรอยด่างขาวให้พบเห็นอยู่เสมอ จนถึงปัจจุบัน วิชาอื่น ๆ ก็จะพบเห็นร่องรอยหมึกขาวปะป้ายตามโต๊ะ เก้าอี้ ให้เห็นราวกับว่า ถ้าเห็นรอยแบบนี้ที่ไหนนั้นคือ ห้องนี้ต้องผ่านการใช้เป็นห้องเรียน ไม่เว้นตั้งแต่ระดับประถมจนถึงปริญญาตรีหรือระดับสูงกว่า
ปัจจุบัน เมื่อนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้แทนเครื่องพิมพ์ดีดทั้งแบบธรรมดาหรือไฟฟ้า น้ำยาลบคำผิดก็น่าจะหมดความจำเป็นเพราะสามารถตรวจทานแก้ไขงานให้เรียบร้อยได้ก่อนพิมพ์ แล้วตอนนี้เราใช้น้ำยาลบคำผิดเมื่อไร สินค้าชนิดนี้ได้เข้าไปอยู่ในห้องเรียน ใช้ในการจดบันทึกของนักเรียนนักศึกษา ดังที่กล่าวข้างต้น รวมถึงสำนักงานทั่วไปที่เกี่ยวข้องกับกระดาษก็ยังใช้กันอยู่
งานของเลขานุการจำเป็นต้องใช้ น้ำยาลบคำผิดหรือไม่
เมื่อวัสดุสำนักงานชนิดนี้เกิดจากทักษะการพิมพ์ไม่ดีของเลขานุการ ซึ่งเรื่องนี้ เป็นสิ่งที่เตือนใจให้ผู้ที่จะประกอบอาชีพเลขานุการจะต้องฝึกฝนการพิมพ์ให้เกิดทักษะ ที่จะต้องพิมพ์ได้เร็วและที่สำคัญคือ จะต้องถูกต้อง แม่นยำ
งานพิมพ์เอกสารเป็นงานหลักของเลขานุการ นอกเหนือจากทักษะการพิมพ์ดีแล้วการตรวจสอบแก้ไขงานก่อนพิมพ์จึงมีความจำเป็น และไม่ให้มีคำผิดเกิดขึ้นไม่ว่า กรณีใดทั้งสิ้น
งานเอกสารที่เป็นตัวเลขจำนวนเงิน เป็นงานที่ไม่ควรใช้น้ำยาลบคำผิด หากจำเป็นจะต้องแก้ไขก็ใช้วิธีขีดฆ่าพร้อมลงลายมือชื่อกำกับ
การจดบันทึกตามคำบอก เลขานุการจะต้องใช้ทักษะในการจดที่รวดเร็วให้ได้ใจความสมบูรณ์ หรือเลขานุการบางคนอาจจะชวเลขช่วยในการบันทึก น้ำยาลบคำผิดมีความจำเป็นน้อยมาก นอกจากก่อนนำการจดบันทึกไปถอดข้อความก็อาจใช้ได้ เพราะหากใช้การขีดฆ่า ถ้าเป็นชวเลขจะทำให้เกิดคำใหม่ขึ้น ยากในการถอดข้อความนั้น ๆ
การบันทึกการประชุม ระหว่างการประชุมหากเลขานุการได้รับมอบหมายให้บันทึกการประชุมด้วยลายมือ เมื่อมีการแก้ไขก็ใช้น้ำยาลบคำผิดช่วยได้ แต่ก็ต้องคอยระวังการลบข้อความที่จะต้องดูให้รอยลบนั้นสะอาดเรียบร้อยเป็นระเบียบ
การจดบันทึกตารางนัดหมายให้กับเจ้านาย ซึ่งบันทึกนั้นเป็นของเลขานุการเอง หากขีดฆ่า จะไม่เรียบร้อย น้ำยาลบคำผิด ก็เป็นตัวเลือกต้น ๆ
ลบการลงนามหรือลายมือชื่อ บ่อยครั้งจะเห็นว่า มีการใช้น้ำยาลบคำผิดลบลายมือชื่อ เช่น รายชื่อผู้ร่วมประชุม แบบฟอร์ม สัญญาต่าง ๆ เป็นต้น ซึ่งเป็นเรื่องที่เลขานุการจะต้องมีความรู้และเข้าใจว่า เอกสารส่วนใหญ่ในสำนักงานนั้นจะมีผลทางด้านระเบียบ กฎข้อบังคับหรือกฎหมาย ดังนั้น จึงต้องระวังดูแล ทั้งเอกสารของเจ้านายหรือของเลขานุการเอง ก่อนใช้ น้ำยาลบคำผิด จะต้องพิจารณาให้ถี่ถ้วน
สารเคมีที่ใช้ผลิตน้ำยาลบคำผิด เป็นอีกหนึ่งอันตรายสำหรับพนักงานสำนักงาน นอกเหนือจากอุบัติเหตุจากวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน ลักษณะงานที่ต้องนั่งนาน ๆ หรือลักษณะของตัวอาคารสำนักงาน อย่างไรก็ตาม บริษัทผู้ผลิตก็ได้มีคำเตือนสำหรับผู้ใช้ติดไว้แทบทุกยี่ห้อ
จากตัวอย่างข้างต้น ถึงแม้นว่า liquid paper จะเกิดจาก ทักษะของเลขานุการหรือความผิด (คำผิด) ของเลขานุการก็ตาม แต่มันก็เป็นวัสดุสำนักงานอีกชนิดหนึ่งที่เอื้อประโยชน์ให้งานสำนักงาน กรณีเอกสารที่ไม่ค่อยสำคัญมากนักและสามารถแก้คำผิดเล็กน้อยได้ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย แต่เป็นข้อยกเว้นสำหรับ งานเลขานุการ เป็นงานที่จะต้องรักษาภาพลักษณ์ของเจ้านายและองค์กร ดังนั้น เราจึงไม่อยากให้เลขานุการได้ใช้ น้ำยาลบคำผิด ในยุคที่เรามีเครื่องมือเครื่องใช้ที่ทันสมัยและสามารถตรวจสอบก่อนพิมพ์ รวมถึงงานอื่นที่เลขานุการจะต้องศึกษาหาความรู้และจะต้องมีใช้สติในการพิจารณาบวกกับความแม่นยำในงานนั้น ๆ ถึงแม้ว่า Liquid paper จะเกิดจากตัวเลขานุการ แต่ทำอย่างไรจะใช้กับงานเลขานุการ ให้น้อยที่สุด
อ้างอิง:
1. liquid paper, http://www.liquidpaper.com/main.taf?p=4,1 (10 พฤษภาคม 2552)
2. wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/Bette_Nesmith_Graham (10 พฤษภาคม 2552)
3. http://inventors.about.com/od/lstartinventions/a/liquid_paper.htm (10 พฤษภาคม 2552)
เรื่อง : ภาพประกอบ phajae
มือเปื้อนสีขาวเป็นประจำ 555
#1 By actuallyinlove on 2009-05-15 15:36