อาชีพเลขานุการ

จุดอ่อน (W = weaknesses) 
การแสดงความคิดเห็น ก็ต้องดูทิศทางลม (อารมณ์) ของเจ้านาย  การศึกษาและเข้าใจนายก็เป็นอีกหนึ่งบทบาทที่เลขานุการจะต้องคำนึง  จากคำกล่าวที่ว่า  “เลขานุการจะต้องรู้ทุกเรื่องของเจ้านาย” แต่ไม่จำเป็นต้องพูดทุกเรื่อง ถ้าไม่ได้รับอนุญาตหรือเจ้านายแสดงท่าที (ภาษากาย) ให้ปรากฏ   การทำงานเลขานุการ ต้องนิ่งฟังมากกว่าพูด โอกาสจะแสดงความคิดเห็นในเรื่องประชุม มีน้อยมาก  แต่เป็นผู้ที่ต้องเตรียมข้อมูลทุกอย่าง  ให้เจ้านาย และรู้ว่า ข้อมูลเหล่านี้จะมาจากไหนโยงกันอย่างไร  การวิเคราะห์ปัญหาและข้อมูลต่าง ๆ  เป็นโอกาสอันน้อยนิดที่จะได้แสดงออก ถ้าไม่ได้ความเห็นชอบ  ดังนั้น “ไม่ชอบออกความเห็น”  นั้นก็แล้วแต่ว่า บทบาทนี้เลขานุการได้รับมอบหมายมากน้อยเพียงใด  วางแผนแค่อนาคตอันใกล้ ก็คงจะใช้ไม่ได้เพราะงานเจ้านาย ถ้าไม่เตรียมแผนไว้ก่อน โอกาสที่จะแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ถูกต้องทุกครั้ง โชคคงไม่เข้าข้างขนาดนั้น ถ้าไม่ได้เตรียมพร้อมสำหรับการทำงาน   ขาดความมั่นใจ เลขานุการจะทำงานไม่ได้เลยถ้าไม่มีคุณสมบัติตรงนี้ เพราะเลขานุการเป็นตัวแทนภาพลักษณ์ของนายจ้าง  รักความสบาย ก็คงจะใช้ไม่ได้ หากเจ้านายจะต้องตกงานหรือโดนซองขาว จะอยู่อย่างไร  ยิ่งเจ้านายได้รับความไว้วางใจจากคณะกรรมการหรือบอร์ดขององค์กรมากขึ้นเท่าไร  งานที่จะต้องรับผิดชอบก็ต้องหนักเป็นเงาตามตัว (เจ้านายและเลขานุการ) ไปด้วย

โอกาส (O = opportunities)
เป็นงานที่มั่นคง ตราบใดที่ทำให้เจ้านายพึงพอใจ เพราะเลขานุการจะต้องรับรู้และทำงานที่เจ้านายสั่งได้ทุกเรื่อง ดังนั้น บทบาทตรงนี้ผู้ที่ก้าวเข้ามาสู่โลกของอาชีพเลขานุการจะต้องเตรียมพร้อมที่จะรับงานซึ่งมองเห็นภาพลาง ๆ ในอนาคตได้เช่นกัน ไม่ต้องเรียนจบตรงสายก็สามารถทำได้  เป็นอาชีพที่เปิดทางเลือกให้กับทุกผู้ทุกคน หากบุคคลผู้นั้นมีทักษะในด้านเอกสาร การสื่อสารและเทคโนโลยี ดังนั้น ผู้ที่จบทางด้านเลขานุการโดยตรง ก็มีคู่แข่งจากหลายหลายสาขาที่เกี่ยวข้อง  จุดเด่นของคุณสมบัติผู้สำเร็จการศึกษาสาขาเลขานุการที่แตกต่างจากสาขาอื่น ที่จำเป็นจะต้องนำเสนอ เช่น การเขียนชวเลขได้ทั้งสองภาษา (ภาษาไทย-ภาษาอังกฤษ), การใช้เครื่องมืออุปกรณ์สำนักงานเฉพาะได้อย่างคล่องแคล่ว, ประสบการณ์การจัดประชุมอบรมสัมมนา, การผลิตงานเอกสารได้ถูกต้องรวดเร็ว, การใช้ชุดโปรแกรมสำเร็จรูปต่าง ๆ ได้สอดคล้องกับงาน เป็นต้น

 

อุปสรรค (T = threats)
ค่าตอบแทนน้อย  การเริ่มต้นอาชีพนี้ หากเป็นผู้พึ่งจบการศึกษาในระยะแรก ก็ต้องพิสูจน์ให้เจ้านายได้เห็นความสามารถก่อน บ่อยครั้งการประกาศรับสมัครงาน จะระบุผู้มีประสบการณ์  เนื่องจาก ที่ได้ยินบ่อย ๆ ว่า กลุ่มคนทำงานรุ่นใหม่ ความสามารถ อดทน  รับผิดชอบ  สู้งาน ไม่เป็นไปตามความต้องการของสถานประกอบการ ดังนั้น โอกาสในตำแหน่งหน้าที่ต้องเริ่มที่ตัวเองก่อน คงไม่แปลกใจที่เลขานุการส่วนใหญ่ ต้องการที่จะไต่ระดับตำแหน่งงานที่สูงขึ้น ซึ่งตำแหน่งดังกล่าวก็อย่างเช่น  ผู้จัดการทั่วไป  ผู้จัดการบริหารสำนักงาน ผู้จัดการแผนกบุคคล  ดังนั้น ความรู้ความสามารถในเรื่องเหล่านี้จะต้องสั่งสมเริ่มต้นตั้งแต่ระดับจูเนียร์ (junior secretary) จนถึงระดับซีเนียร์ (senior secretary) ไต่เพดานตามลำดับ ดังนั้นที่บอกว่า ตำแหน่งนี้เติบโตช้า ก็คงไม่ใช่ความจริงเสียทั้งหมด

จากการ swot ข้างต้น ทั้งจุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส อุปสรรค เกิดจากความคิดเห็นของคนกลุ่มหนึ่งเกิดมุมมองในอาชีพเลขานุการ  เท่ากับได้รู้เขารู้เรา หาวิธีกำจัดและปิดช่องโหว่ทั้งหลายให้เหลือน้อยที่สุด เป็นอีกหนทางหนึ่งที่จะทำให้เราสามารถก้าวสู่อาชีพเลขานุการได้อย่างภาคภูมิ