อาชีพเลขานุการ

ใครเคยทำหน้าที่แจกแผ่นพับบ้าง หรือถามใหม่ว่า ใครเคยได้รับแผ่นพับบ้าง สองคำถามเกี่ยวข้องกัน แต่สลับหน้าที่ระหว่างผู้แจกกับผู้รับ  ผู้เขียนจะอยู่ในสถานะผู้รับแผ่นพับมากกว่า  ทั้งจากการที่มีคนแจกให้และหยิบเอง หลายครั้งได้รับแผ่นพับด้วยการหยิบยื่นให้ ไม่รับก็ไม่ได้เนื่องจากเป็นคนที่พอจะมีวัฒนธรรม (เล็กน้อย) อยู่บ้าง เขาอุตส่าห์ให้แล้วก็ต้องรับ และเคยเห็นบ่อยเช่นกันที่ ผู้รับมาแล้วก็โยนถังขยะใกล้ ๆ กับคนแจก เกิดสะกิดความรู้สึกส่วนตัวนะว่า  ไม่ควรรับแผ่นพับนั้นมาหรือบอกตรง ๆ เข้าใจว่า คนแจกคงจะไม่คะยั้นคะยอคุณแน่นอน  หรือให้คิดว่า รับมาแล้วลองดูหน่อยเผื่อจะเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ หากไม่ใช้ก็เก็บรวบรวมเป็นเศษกระดาษขายหรือไปใช้ประโยชน์อย่างอื่นน่าจะดีกว่าทิ้งต่อหน้าต่อตาคนแจกในระยะเผาขนเช่นนั้น  ทีนี้มาดูกันว่า แผ่นพับที่เราพบเห็นและได้รับนั้น มันข้อที่น่าสังเกตคือ

 

อายุของแผ่นพับ เป็นเอกสารเมื่อผู้อ่านพบหรือเห็นแล้ว จะหยิบอ่านหรือพิจารณา หากสนใจก็จะอ่านต่อจนครบ แต่หากอ่านแล้วไม่น่าสนใจ สถานะของแผ่นพับจะย้ายไปอยู่ตามซอกใดซอกหนึ่งของลิ้นชัก ใต้ตะแกรงใส่เอกสาร หรือท้ายสุดก็วางแอ้งแม้งอยู่ในถังขยะ  อายุของแผ่นพับ จึงขึ้นอยู่กับความสนใจของผู้อ่านเป็นหลัก 

เนื้อหาของแผ่นพับ   ส่วนใหญ่แล้วเนื้อหาของแผ่นพับจะเป็นการให้รายละเอียดเกี่ยวกับเรื่อง วัตถุ สิ่งของ บริการสถานที่ซึ่งประกอบอยู่  ตัวอย่างเช่น การจัดนิทรรศการ  การแสดงสินค้า/บริการ  การนำเสนองาน เป็นต้น ปัจจุบัน ยังมีแผ่นพับ จุดประสงค์เพื่อสร้างความเข้าใจในเรื่องนั้น ๆ โดยตรงซึ่งไม่ได้ประกอบกับเรื่องใดทั้งสิ้นข้างต้น อาจจะเป็นเรื่องที่ต้องสร้างความเข้าใจหรือเรื่องที่อยู่ในกระแส  เช่น แผ่นพับการให้ความรู้ไข้หวัดใหญ่สายพันธุ์ใหม่ 2009 เป็นต้น 

การแจกแผ่นพับ  วิธีการที่ทำให้แผ่นพับถึงตัวผู้รับนั้นมีวิธีการต่าง ๆ เช่น  แจกโดยบุคคล  การส่งทางไปรษณีย์ การส่งโดยอีเมล ให้หยิบเอง วางแผ่นพับใกล้กับชิ้นงาน วางก่อนเข้าห้องประชุมหรืองานที่นำเสนอ  ซึ่งจากกรณีดังกล่าว จะแยกการเข้าถึงผู้รับได้สองทางคือ  โดยบุคคลเป็นผู้แจกหรือส่งให้ผู้รับ อีกทางคือ มันถูกให้ถึงตัวผู้รับโดยตัวของมันเอง ซึ่งวิธีแรกนั้น จำนวนของแผ่นพับจะถูกยัดเยียดให้กับผู้รับ แล้วก็ทิ้งทันที หากเขาไม่สนใจหรือเห็นแล้วว่า มันไม่เกี่ยวข้องหรือต้องการสิ่งนั้น  แต่ประเภทที่สอง คนหยิบเอง อย่างน้อยก็อนุมานได้ว่า เกิดความสนใจในเนื้อหา/สิ่งของ/บริการนั้น ๆ  หากตอบคำถามความสนใจของผู้หยิบได้ ก็จะอ่านต่อจนจบ หรือชักจูงให้เกิดการปฏิบัติต่อไปเรื่อย ๆ ตามความต้องการของผู้ผลิตแผ่นพับนั้น เช่น สนใจเข้าไปสอบถาม  ตัดสินใจเลือกใช้สินค้า/บริการ


 

ลักษณะแผ่นพับ  มีหลากหลายรูปแบบ ก่อนหน้านี้ จะพบแผ่นพับขนาดเอ 4 พับสาม เป็นกระดาษสีเหลือง ชมพู เขียว ฟ้า พิมพ์ด้วยหมึกดำใช้กับงานของนักเรียน/นักศึกษา หน่วยงานราชการ หรือหรูขึ้นมาหน่อยก็ใช้กระดาษขาวพิมพ์สีซึ่งต้นทุนในการทำค่อนข้างสูงและผลิตได้จำนวนจำกัด และยังไม่แจกจนกว่า งานนั้นจะได้ผ่านการตรวจหรือเยี่ยมชมของคณะกรรมการแล้ว  แล้วแผ่นพับแต่ละแผ่นก็มีคุณภาพไม่เท่าเทียมกัน หนักเข้าหากพิมพ์ไม่ทันก็ใช้วิธีการถ่ายเอกสาร บางครั้งได้งานที่ขาดคุณภาพกระดำกระด่าง  ปัจจุบัน เราพบแผ่นพับมีสีสันและการพิมพ์ที่มีคุณภาพมากขึ้น  หากผลิตจำนวนมาก ก็สามารถส่งเข้าโรงพิมพ์จัดรูปแบบตามที่ต้องการและสามารถตกลงค่าใช้จ่ายได้ราคาย่อมเยากว่าแต่ก่อน

ขนาดรูปแบบ   แผ่นพับจะต้องมีขนาดพอเหมาะพอดีกับเนื้องานนั้น ๆ จะเห็นตั้งแต่แผ่นพับขนาดเล็กจิ๋ว ไปจนถึงขนาดใหญ่  เป็นกระดาษแผ่นเดียว ไม่มีส่วนหนึ่งส่วนใดเย็บเพิ่มเติม พิมพ์หน้าหลังเป็นข้อความหรือรูปภาพ  และที่สำคัญจะต้องมีการพับ (ใครนะช่างตั้งชื่อนี้) เริ่มตั้งแต่พับหนึ่ง ไปจนถึงพับแล้วพับอีก (อันนี้มีจริง)  เมื่อต้องการรายละเอียดก็สามารถคลี่อ่านทั้งแผ่นได้

ทั้งหมดข้างต้นคือ สิ่งที่ผู้เขียนได้ข้อสังเกตจากแผ่นพับ  ทีนี้ก็มาถึงวิธีการทำแผ่นพับ ด้วยหลักการ (ของผู้เขียน) ที่ว่า การทำแผ่นพับนั้น จะประกอบไปด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้   

หน้าแรก   เป็นหน้าปกแผ่นพับที่จะต้องสะดุดตา ด้วยสีสันหรือข้อความดึงดูดให้คนที่ได้รับแผ่นพับ สนใจที่จะเปิดอ่านหน้าถัดไป  ดังนั้น การเลือกรูปภาพจะต้องดึงดูดสายตา ชัดเจน สีสันสวยงามสอดคล้องกับงาน สำหรับข้อความต้องสั้น  กระชับ ได้ใจความที่สมบูรณ์ เช่น ข้อความที่สร้างประเด็นคำถามต้องการคำตอบ  ข้อความกระแสต่าง ๆ ในสังคม  ข้อความที่สอดคล้องกับงานที่นำเสนอ รวมถึงต้องพิจารณาตัวอักษรและขนาดที่จะต้องเลือกให้เหมาะสม


การกำหนดเนื้อหา   เนื้อหาที่จะนำเสนอในแต่ละหน้าของส่วนที่ถูกพับ จะต้องสรุปให้กระชับ ชัดเจน ได้ใจความที่สมบูรณ์เช่นกัน  หากเป็นประโยคเรียงติดกันก็ไม่ควรที่จะแน่นเต็มหน้า  การย่อหน้า เว้นวรรค จะต้องนำมาพิจารณาประกอบด้วย และใส่รูปภาพเล็ก ๆ หรือโค้ดข้อความประเด็นสำคัญประกอบ เพื่อเป็นการเบรกสายตาผู้อ่าน ไม่ต้องเพ่งมากเกินไป และหากมี...

การแบ่งเนื้อหาเป็นหัวข้อย่อย