อาชีพเลขานุการ

3 ห่วง

มีเหตุผล  ใช้ชวเลขเพราะ  การจดชวเลขทำให้ช่วยย่อข้อความ จดบันทึกและถอดข้อความทำได้อย่างรวดเร็ว โดยที่รายละเอียดไม่ตกหล่นหายไป เนื่องจากตัวชวเลขช่วยลดรูปอักษรและมีคำย่อสำหรับใช้แทนข้อความยาว ๆ ได้ ช่วยในการรักษาความลับให้กับเจ้านาย เพราะข้อความที่บันทึกเป็นภาษาที่คนทำงานทั่วไปไม่เข้าใจหรือบางครั้งหากเลขานุการที่ชำนาญการจดชวเลขมาก ๆ ก็สามารถคิดเทคนิควิธีจดจนกลายเป็นตัวชวเลขเฉพาะของตัวเองได้  ขณะที่เครื่องบันทึกเช่น เครื่อง MP3, MP4,  เครื่องบันทึกเสียงขนาดเล็ก,  เครื่องบันทึกและถอดข้อความ สามารถบันทึกเสียง ซึ่งหากไฟล์เสียงหรือเทป ถูกเปิดโดยบุคคลอื่นข้อมูลก็อาจจะไม่เป็นความลับอีกต่อไป  การจดชวเลขทำได้ทันที โดยไม่ต้องเตรียมอุปกรณ์ใด ๆ ทั้งสิ้น เพียงแค่มีปากกาหรือดินสอและกระดาษ หรือหากจะให้ดูดีขึ้นมาหน่อยก็เพิ่มสมุดจดบันทึกเล็ก ๆ ไม่เกะกะสักเล่มหนึ่ง ซึ่งเป็นเรื่องปกติอยู่แล้วที่เลขานุการทุกคนจะต้องมี อย่าลืมว่า  บางครั้งเจ้านายจะมีไอเดียทันทีทันใดและรีบสั่งงาน ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของเลขานุการจะต้องเตรียมตัวให้พร้อม

พอประมาณ  อย่างที่เกริ่นไว้ในย่อหน้าก่อนว่า  การจดชวเลขนั้น สามารถทำได้ทันทีเพียงแต่มีวัสดุสำนักงานสองสามชนิด สามารถหยิบได้ทุกที่ในสำนักงาน  หากเลขานุการสามารถทำสมุดบันทึกเอง จากวัสดุเหลือใช้ เช่น กระดาษ reuse  หรือใช้ดินสอให้จนหมดแท่ง  นั้นเท่ากับรับจุดประสงค์ข้อนี้โดยปริยาย   อีกทั้ง ไม่ต้องเตรียมอุปกรณ์และสิ้นเปลืองกระแสไฟฟ้า เพราะไม่ว่าจะเป็น  MP3, MP4 ก็ต้องใช้แบตเตอรี่ต้องชาร์ทกระแสไฟ   เครื่องบันทึกก็ต้องใช้แบตเตอรี่และต้องใช้กระแสไฟ   หากเลขานุการใช้การจดชวเลขแทนอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้กระแสไฟฟ้า ก็เท่ากับช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องได้อีกทางหนึ่ง

มีภูมิคุ้มกัน   หากจดชวเลขได้ดี ก็ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อจดบันทึกได้รายละเอียดสำคัญ ก็นำมาผลิตเป็นเอกสารได้ทันที เมื่อทำงานได้เร็วและมีคุณภาพ ก็เป็นที่ประทับใจเจ้านาย  การรักษาความลับให้กับเจ้านายในเรื่องที่จดบันทึก ซึ่งเป็นจรรยาบรรณลำดับต้น ๆ ของเลขานุการที่พึงมี  ข้อมูลที่สำคัญก็ไม่สามารถรั่วไหลให้ใครรู้ได้ นอกเหนือไปจากเจ้านายและเลขานุการ  การจดชวเลขถือเป็น Manual คือ ทำหรือใช้ด้วยมือ ทำให้ลดการใช้กระแสไฟฟ้า ไม่ทำให้ขยะอิเล็กทรอนิกส์เพิ่มขึ้น เป็นการช่วยลดภาวะโลกร้อนทางอ้อมได้อีกวิธีหนึ่ง  นอกเหนือจากนั้นยังลดค่าใช้จ่ายในการซื้ออุปกรณ์เครื่องมือและประหยัดค่าไฟฟ้า