อาชีพเลขานุการ

ขั้นฝึกผสมอักษรและเขียนคำย่อ วลี

ฝึกผสมตัวอักษรและสระ   การฝึกผสมนี้ อาจฝึกเขียนชวเลขโดยคัดบทความจากเอกสารหรือหนังสือต่าง ๆ ให้คล่อง และเมื่อเรียนในบทต่อ ๆ ไปจะพบวิธีการที่ทำให้เขียนง่ายและสั้นขึ้นไม่ว่าจะเป็นการใช้สระลดรูปหรือมีคำย่อ วลี ซึ่งต้องฝึกอย่างสม่ำเสมอ ขณะที่ฝึกควรกำหนดเวลาไว้ด้วย เพื่อจะได้ฝึกความเร็วในการเขียนไปพร้อมกัน อย่างไรก็ตามการฝึกเขียนจากการคัดบทความเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการฝึกขั้นต้นเท่านั้น การที่จะเขียนชวเลขได้เก่งนั้น อย่าลืมว่า ต้องใช้ทักษะการฟัง การเขียนชวเลขและการถอดข้อความ  ไม่ใช่ทักษะการคัคลอก


คำย่อและวลี   เป็นสิ่งที่จำเป็น  ซึ่งจะช่วยย่อและทำให้คำหรือข้อความนั้น ๆ สั้นลงไม่ต้องเขียนสะกดให้เต็ม  และคำย่อและวลีเหล่านี้ ส่วนใหญ่จะเป็นคำที่ใช้กันบ่อย ๆ ดังนั้น การฝึกเขียนและทบทวนคำย่อ วลีอย่างสม่ำเสมอก็ทำให้การเขียนชวเลขรวดเร็วขึ้น  ผู้สอนบางท่านอาจกำหนดให้ผู้เรียนท่องคำย่อ ตามด้วยเขียนคำย่อและวลีตามคำบอกก่อนหรือหลังเรียน หรือให้ท่องคำย่อทั้งหมดที่เรียนให้ฟังเป็นรายบุคคล

ฝึกจากเพลง   เริ่มจากเพลงที่ช้า ๆ และเป็นเพลงที่เรารู้จักคุ้นเคย ซึ่งก่อนเขียนต้องเตรียมสมุดจดชวเลขและปากกาให้พร้อม เพลงไทยส่วนใหญ่ข้อความไม่ยาวนัก (ประมาณ 3-5 นาที) และมีท่อนฮุก ซึ่งเป็นข้อความที่ซ้ำและมีช่วงเบรกด้วยเสียงดนตรีเพียงอย่างเดียวไม่มีเนื้อร้อง จะทำให้ได้พักมือได้  ให้เขียนทั้งหมดที่ได้ยินคำร้องจนจบเพลงและเริ่มถอดข้อความจากที่เขียนทั้งหมด  จากนั้นให้เปิดเพลงเดิมอีกครั้ง แล้วเปรียบเทียบเนื้อร้องและดูงานที่ถอดออกมาว่า ตกหล่นข้อความไปมากน้อยเพียงใด  สาเหตุที่แนะนำให้เขียนตามเพลงที่เรารู้จักก่อน เพราะจะได้สร้างกำลังใจสำหรับมือใหม่หัดเขียน จากนั้นทดลองฝึกเพลงที่มีจังหวะเร็วขึ้นและเพลงที่เราไม่คุ้นเคยกับเนื้อเพลง

ขั้นฝึกความเร็ว

สมุดจดชวเลข เป็นอีกจุดหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญ หากให้ถูกหลักวิธีการต้องใช้สมุดที่มีลักษณะการเปิดเหมือนกับปฏิทิน คือ เมื่อเขียนจนหมดหน้าก็พลิกขึ้นแล้วเขียนหน้าถัดเรื่อย ๆ ไม่กลับมาเขียนแผ่นหลังทำให้ไม่ต้องเสียเวลากลับไปกลับมา  สมุดจดชวเลขจะมีเส้นแบ่งครึ่งหนึ่งเพื่อเอื้อให้การจดนั้นลื่นไหล หมุนข้อมือไปมาได้สะดวกและยกข้อมือให้น้อยที่สุด

การเขียนผิด  เมื่อเริ่มฝึกความเร็วในการเขียนชวเลขแล้ว อย่ายึดติดว่า จะเขียนตัวชวเลขผิด ตราบใดที่ยังสามารถถอดข้อความได้ครบถ้วน นั่นแสดงว่า เราเริ่มปรับตัวชวเลขให้เป็นตัวเฉพาะของเราแล้ว แต่เมื่อเขียนก็เขียนไม่ถูกหลักซ้ำยังแปลไม่ถูกต้องและครบถ้วน  อันนี้ก็ต้องยึดตัวชวเลขที่ได้เรียนมาก่อนเป็นหลัก เพื่อให้ฝึกเขียนและถอดข้อความจนคล่องก่อน

 

การฝึกความเร็ว  หลังจากผ่านขั้นฝึกผสมอักษรและเขียนคำย่อ วลี แล้ว จากที่เคยฝึกเพลงจังหวะช้าและเพิ่มจังหวะให้เร็วขึ้นตามลำดับ ต่อไปให้ฝึกเขียนข่าวจากวิทยุหรือโทรทัศน์  อาจจะใช้เวลาประมาณ 3-5 นาที แล้วให้ถอดข้อความนั้น ๆ สังเกตว่า ตกประเด็นสำคัญหรือไม่ และที่สำคัญควรฝึกอย่างสม่ำเสมอ ต่อเนื่อง สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งในการฝึกความเร็ว การฟังเสียงบอกหรือเสียงพูด  จะต้องตั้งใจ สมาธินิ่ง จดจ่อกับเสียง พยายามฝึกเรียนรู้สำเนียง น้ำเสียงของผู้พูด

ฝึกความเร็ว (speed) โดยครู  เมื่อเรียนรู้หลักการเขียนจนครบทุกบทแล้วหรือเกือบบทเรียนท้าย ๆ แล้ว เป็นหน้าที่ของผู้สอนที่จะต้องฝึกความเร็วให้กับผู้เรียน ซึ่งการเขียนชวเลขจะมีการกำหนดความเร็วหรือที่ผู้เรียนจะคุ้นกับคำว่า  “speed”  ครูจะบอกผู้เรียนเองว่า จะใช้ speed เท่าไร  และวิธีการบอกและกำหนด speed คงจะต้องยกยอดไว้ในคราวต่อไป

คำถาม “เขียนชวเลขให้เก่งทำอย่างไร”  ถึงตอนนี้ก็น่าจะได้คำตอบที่จะนำไปปฏิบัติได้ทั้งหมดหรือบางส่วน  ก็ขึ้นอยู่กับความพยายามและความขยันอดทนของแต่ละบุคคล  ทั้งนี้ วิธีการเหล่านี้ อาจจะแตกต่างจากที่เคยเรียนจากผู้สอนท่านอื่นอยู่บ้างบางส่วน ก็ขอให้ถือว่า  เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ผู้เขียนได้มีประสบการณ์ตรงทั้งจากการเป็นผู้เรียน  มาถึงเป็นผู้สอน จนสู่การปฏิบัติงานที่นำชวเลขมาใช้จริง   ดังนั้น แม้วิธีการจะไม่เหมือน แต่จุดหมายปลายทางกลับไม่ได้แตกต่าง  ท้ายที่สุดก็คือต้องการตอบคำถาม   “จะทำอย่างไรให้เขียนชวเลขให้เก่ง” นั่นเอง

อ้างอิง:
พิมพร  ศะริจันทร์,  ชวเลขกำลังจะตาย, (25 พฤษภาคม 2552) http://www.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornshorthand.htm
พิมพร  ศะริจันทร์,  ชวเลขมีประโยชน์อย่างไร, (22 พฤษภาคม 2552) http://www.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornstenography.htm
พิมพร  ศะริจันทร์,  นำชวเลขมาประยุกต์ใช้กับเศรษฐกิจพอเพียงได้อย่างไร (2 ตุลาคม 2552) http://www.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornspeedwriting.htm