>อีเมลแบ่งเบาภาระงานเลขานุการได้อย่างไร (email-secretarial)

posted on 21 Oct 2009 12:07 by phajae in secretarial

สืบเนื่องจากคำถาม มารยาทการใช้ภาษาในอีเมล ก็เลยทบทวนเฉพาะอาชีพเลขานุการที่มีอีเมลมาช่วยแบ่งเบาภาระงานเลขานุการ และใช้แทนวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานหรือหน่วยงานที่เลขานุการจะต้องมีธุระติดต่อกับสถานที่แห่งนั้น เรื่องนี้จะเหมาะสำหรับเลขานุการที่ทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ที่มีระบบเครือข่ายเป็นงานประจำ (routine) เท่านั้น ซึ่งก็เป็นเรื่องที่พบเห็นมากขึ้นในสำนักงานวันนี้ ดังนั้น หากนำอีเมลมาใช้ให้ถูกเรื่องถูกทาง อีเมลก็มีคุณอย่างอนันต์ เริ่มตั้งแต่

จดหมาย ตรงตัวที่สุด (mail)ใช้แทนจดหมาย ที่รับส่งทางไปรษณีย์หรือมีผู้ส่งเอกสาร (messengers) ซึ่งหลายหน่วยงานทั้งราชการและเอกชนยังใช้ระบบนี้อยู่ ต่อไปเราจะประหยัดค่ากระดาษ ซองจดหมาย แสตมป์ และค่าขนส่งหรือเดินทางไปยังไปรษณีย์ เวลาในการส่งก็มาทำงานอื่นแทนได้ ลดภาระที่ต้องติดต่อกับไปรษณีย์และบุรุษไปรษณีย์ และข้อความในเอกสารที่ต้องการส่งหรือรับสามารถส่งได้ทั้งแบบไฟล์เอกสาร รูปภาพธรรมดา จนถึงรูปภาพเคลื่อนไหวมีเสียงประกอบ

โทรสาร อีเมลแทนการใช้เครื่องมืออุปกรณ์สำนักงานชนิดนี้ ด้วยคุณภาพของงานที่ชัดเจนจากต้นฉบับและรวดเร็วกว่า เพราะไม่ต้องเสียเวลาต่อสายคุยโทรศัพท์หรือรอสัญญาณโทรสาร ประหยัดค่าใช้จ่ายหากสำนักงานนั้นมีระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตอยู่แล้ว ลดการสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงานชนิดนี้หรือต้องใช้กระดาษเพิ่มขึ้นเพื่อพิมพ์เอกสารออกมาทั้งปลายทางและต้นทาง รวมถึงการโทรกลับหากได้รับหรือส่งเอกสารแล้ว

โทรศัพท์ อีเมลเป็นอีกหนึ่งทางเลือกในการเลี่ยงการติดต่อด้วยวิธีการเจรจาหรือสนทนาทางโทรศัพท์ และช่วยให้การติดต่อนั้นมีลักษณะเป็นทางการขึ้น ซึ่งต้องดูความเหมาะสมกับเหตุการณ์นั้นด้วย เพราะการส่งอีเมลเป็นวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยภาษาเขียน ใช้กับกรณีที่ต้องนำเสนอรายละเอียดมากและซับซ้อน ข้อความมีสำนวนที่ต้องมีกฎระเบียบข้อกฎหมายเข้าไปเกี่ยวข้อง หรือต้องใช้เวลาในการศึกษาเอกสารก่อนการตัดสินใจที่จะพูดคุยกันทางโทรศัพท์หรือพบปะหน้ากันโดยตรง

ปฏิทินปฏิบัติงานและตารางการนัดหมายของเจ้านาย อีเมลฟรีทั้งหลายไม่ว่าจะเป็น hotmail, Gmail หรือ yahoo จะมีคำสั่ง “ปฏิทิน” (calendar) สามารถทำตารางการปฏิบัติงานให้กับเจ้านาย ช่วยทบทวนและเตือนสำหรับบางงานที่เจ้านายอาจจะหลงลืมได้ ในปฏิทินจะมีตารางกำหนดการทำงานตามเวลาเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี ทั้งกำหนดให้ย้อนหลังและล่วงหน้า และบันทึกเก็บไว้เพื่อส่งให้เจ้านายหรือกรณีที่ใครคนใดคนหนึ่งไม่อยู่ที่สำนักงาน นอกจากนี้ยังพิมพ์แต่ละรายการลงกระดาษได้ ซึ่งปฏิทิน (calendar) อาจจะใช้ควบคู่กับสมุดบันทึก (organizer) ด้วยมือของเลขานุการก็ได้ สำหรับการนัดหมายของเจ้านาย ใช้คำสั่ง ปฏิทิน (calendar) ทำแทนในสมุดตารางการนัดหมายของเลขานุการพร้อมใช้คำสั่ง share ในโปรแกรม ให้กับเจ้านายสามารถเปิดดูได้ทุกที่ทุกเวลา สำหรับสถานที่มีเครือข่ายและอุปกรณ์เครื่องใช้ แล้วก็อย่าลืมว่ากรณีนี้จะเหมาะกับเจ้านายที่สามารถใช้เครื่องใช้สำนักงานที่ทันสมัยเท่านั้น

ปฏิทินปฏิบัติงานสำหรับเลขานุการ จากอีเมลที่มีโปรแกรมคำสั่ง ปฏิทิน (calendar) ก็สามารถทำปฏิทินการปฏิบัติงานสำหรับเลขานุการได้ง่าย ๆ เช่นเดียวกันกับทำปฏิทินและตารางการนัดหมายให้เจ้านาย ซึ่งอาจจะเป็นงานนอกเหนือจากคำสั่งหรือการเก็บงานติดค้างบางส่วนจากภารกิจของเจ้านาย ช่วยเป็นบันทึกทบทวนความจำและใช้เตือนสำหรับงานที่ยังไม่เสร็จหรืองานที่จะต้องทำล่วงหน้า เพราะข้อความเหล่านั้นจะแจ้งเตือนไปที่อีเมลของแต่ละวันที่ซึ่งถูกกำหนดไว้

สมุดหมายเลขโทรศัพท์-อีเมล-ที่อยู่ ใช้แทนสมุดจดหมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ รวมถึงอีเมล บันทึกเก็บไว้ในอีเมลหัวข้อ “รายชื่อที่ติดต่อ” (hotmail) “ที่อยู่ติดต่อ” (Gmail) แต่ละอีเมลจะมีรายละเอียดต่าง ๆ ให้กรอกข้อมูล เช่น อีเมลส่วนตัว อีเมลที่ทำงาน โทรศัพท์ที่บ้าน โทรศัพท์ที่ทำงาน แฟกซ์ ที่อยู่ รหัสไปรษณีย์ เพจเจอร์ (ยังมี) เรื่อง วันเกิด อื่น ๆ การค้นหาก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและเป็นระบบจัดเก็บเป็น กลุ่มต่าง ๆ ตั้งชื่อกลุ่มเช่น กลุ่มลูกค้า กลุ่มเพื่อน กลุ่มญาติ เป็นต้น

จัดเก็บเอกสาร ใช้อีเมลเป็นแหล่งเก็บเอกสารที่ติดต่อทางระบบเครือข่าย ตั้งชื่อโฟลเดอร์ (จัดการโฟลเดอร์-hotmail) ให้สอดคล้องกับเอกสารที่ได้รับทำให้เป็นระบบ ก็จะสามารถค้นหาได้ทันทีที่ต้องการและได้ทุกหนทุกแห่งที่มีเครือข่ายอินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ อีเมลฟรีบางแห่ง (Gmail) สามารถใช้พิมพ์เอกสาร โดยมีคำสั่ง document ที่ใช้พิมพ์งานได้เช่นเดียวกับชุด program office ทั้งหลาย แล้วยังสามารถสร้าง folders ไว้เก็บเอกสารได้อีก นอกจากนี้ยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่จำเป็นเก็บไว้ได้อีกด้วย ช่วยงานเลขานุการในรูปแบบสำนักงาน virtual office

นี่คือประโยชน์ของอีเมลที่ผู้เขียนได้ใช้จริง ณ วันนี้ และน่าจะปรับเข้ากับงานเลขานุการและใช้แทนวัสดุอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานบางอย่างได้ อาจจะใช้งานได้ดีกว่า ผลงานที่ได้มีคุณภาพ ประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลา ซึ่ง คำสั่งบางอย่างที่กล่าวมา เช่น การจัดทำปฏิทินการทำงานหรือนัดหมาย (calendar) แทนสมุดบันทึกหรือสมุดนัดหมาย การเก็บเอกสารโดยการสร้างโฟลเดอร์ในอีเมลแทนพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษแล้วเก็บในแฟ้มเอกสาร การเก็บรายชื่อผู้ที่ติดต่อแทนสมุดโทรศัพท์ ซึ่งคำสั่งเหล่านี้เหมาะกับงานเลขานุการแต่ถูกมองข้าม นี่ยังไม่นับรวมเวลาข้างหน้าต่อจากนี้ไป จะมีผู้คิดโปรแกรมเพิ่มเติมต่าง ๆ ที่เป็นประโยชน์ออกมาอีก วันนี้จึงมาในฐานะผู้ที่จะกระตุ้นและโน้มน้าวให้คุณเลขานุการทั้งหลายฝึกเรียนรู้เพิ่มอีกนิดแต่ได้ของดีมาใช้งาน...ไม่หวังอะไรมากมายขอแค่คลิกเข้าไปลอง...ก็ถือว่าถึงจุดหมายของผู้เขียนแล้ว

อ้างอิง:
1. พิมพร ศะริจันทร์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) กับงานเลขานุการ (7 ตุลาคม 2552) http://www.nsdv.go.th/commerce/text/e-secretary.htm
2. พิมพร ศะริจันทร์ เลขานุการกับการใช้อีเมล (7 ตุลาคม 2552) http://www.nsdv.go.th/commerce/text2008/e-secretary2.htm
3. พิมพร ศะริจันทร์ มารยาทการใช้ภาษาในอีเมล http://www.nsdv.go.th/commerce/text2009/pimpornemail-maner.htm

เรื่อง :ภาพประกอบ phajae

ผลงานนี้ ใช้โดย phajae
สัญญาอนุญาตของครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง 3.0 ประเทศไทย.