เป็นประสบการณ์ครั้งแรกของผู้เขียน  ไม่แน่ใจว่า จะมีครั้งต่อไปหรือไม่ ที่ต้องเขียนเรื่องนี้ เผื่อสำหรับกลุ่มงานอาชีพเลขานุการ ซึ่งมีหน้าที่ในการจัดประชุมอยู่แล้ว น่าจะได้เห็นอีกแง่มุมหนึ่งซึ่งมีผู้เข้าร่วมประชุมมีลักษณะแตกต่างออกไป   การจัดครั้งนี้ เป็นลักษณะฟังการบรรยายก่อน จากนั้นจะพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ โดยมีผู้บรรยายทำหน้าที่วิทยากรและเป็น Moderator ไปพร้อมกัน   ที่ว่าแตกต่างคือ ผู้ฟังเป็นพระภิกษุและกลุ่มคนทำงานเกี่ยวข้องกับพุทธศาสนาซึ่งไม่ขอแจงรายละเอียดหัวข้อของการประชุม ณ ที่นี้   แต่จะเป็นการเล่าสู่กันฟังในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานเลขานุการคือ การจัดประชุมและดำเนินการประชุม ว่ามีขั้นตอนและการจัดเตรียมที่ต่างและพึงใส่ใจอย่างยิ่ง เริ่มต้นด้วยเรื่อง

 

 

 

 

 

Q โต๊ะรับลงทะเบียน  มีเจ้าหน้าที่คอยดูแล จะเป็นชายหรือหญิงก็ได้  ซึ่งเจ้าหน้าที่หญิงแต่งกายชุดทีมงาน เป็นสูทใส่ทับเสื้อสีต่าง ๆ และการเลือกเสื้อ มีคอปกพับกลัดกระดุมให้เรียบร้อย  อย่าลืมว่า ผู้รับลงทะเบียนส่วนใหญ่จะนั่ง แต่ผู้มาลงทะเบียนจะยืน ดังนั้น ระดับของสายตาขณะก้มเพื่อลายลายมือชื่อ อาจจะไม่ได้อยู่ในระดับใบหน้าของผู้รับลงทะเบียน

 

Q การต้อนรับ  จะเป็นชายหรือหญิงก็ได้  การแต่งตัวก็อาจจะใช้วิธีการเดียวกันกับข้างต้น  การยกมือไหว้ เป็นธรรมเนียมปฏิบัติ อีกทั้งยังเป็นเสน่ห์ของคนไทยเสมอ การนำผู้เข้าประชุมไปยังโต๊ะ สำหรับเจ้าหน้าที่ผู้หญิงต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ ต้องมีระยะห่างของการยืนและการเดินที่เหมาะสม   หน้าที่นี้ อาจจะมอบให้ฝ่ายชายดำเนินการจะสะดวกกว่า

 

Q การจัดโต๊ะนั่งประชุม    การติดป้ายบอกชื่อวัดหรือฉายาพระ1  จะชัดเจนยิ่งขึ้น ทำให้พระภิกษุได้เลือกนั่งตามชื่อที่กำหนด หรือตัวแทนเข้าร่วมประชุมก็สามารถเลือกที่นั่งได้ถูกตำแหน่ง   สำหรับผู้ติดตามซึ่งเป็นฆราวาสและมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมก็ต้องจัดเตรียมเก้าอี้ไว้ให้พร้อมเช่นกัน   ครั้งนี้ พระภิกษุหรือฆราวาสผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการประชุมก็นั่งรวมกันเพราะไม่มีพระผู้ใหญ่   ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นผู้หญิงก็จัดโต๊ะเก้าอี้ให้ถัดกับเก้าอี้ของผู้ชายที่เป็นฆราวาสนั้นเอง  การจัดโต๊ะประชุมครั้งนี้จัดเป็นรูปตัวยู   สะดวกและง่ายในการปรับเปลี่ยนหากมีจำนวนคนเพิ่มขึ้น โดยวางเก้าอี้เพิ่มอีกแถวของแต่ฟากได้   ดังนั้น ก่อนจัดประชุมจะต้องประสานหรือยืนยัน บุคคลและจำนวนผู้เข้าประชุมแต่ละแห่งให้ชัดเจน  ปัญหาการจัดที่นั่งก็จะลดภาระ ไม่ต้องมาแก้สถานการณ์ ณ ปัจจุบันทันด่วนนั้น 

 


 

Q การกล่าวทักทายและการลา   ได้สอบถามและค้นข้อมูลเบื้องต้น คำที่ใช้คือ  นมัสการพระคุณเจ้า   นมัสการลา  ไม่มีคำว่า กราบ เพราะจะเป็นการใช้คำซ้ำซ้อนกัน  การเรียกขานชื่อพระฯ ก็ใช้คำว่า  ท่าน  เนื่องจากการประชุมครั้งนี้ ผู้เขียนได้รับหัวข้อกระชั้นชิด รู้โจทย์เพียงว่า ผู้เข้าร่วมประชุมมีพระภิกษุด้วย การใช้คำศัพท์สำหรับพระภิกษุจึงค้นได้เฉพาะบางคำที่จำเป็นเท่านั้น  วิธีแก้ปัญหาในครั้งนี้ ก็ออกตัวและขอโทษกับที่ประชุมว่า อาจจะใช้ภาษาที่พูดคุยกันปกติ  ครั้งนี้ พอดีว่า หัวข้อพูดคุยก็ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเรื่องศาสนาแต่อย่างใด จึงรอดตัวไปได้   แต่หากเป็นครั้งต่อไปก็จะต้องเตรียมให้ดีกว่านี้แน่นอน  เข้าใจเอาเองว่า พระฯ ก็คงไม่คิดว่า เป็นสาระสำคัญอะไร แต่เมื่อต่อไปต้องรับหน้าทีนี้ก็ต้องยึดถือธรรมเนียมประเพณีเป็นแนวปฏิบัติ  

 

Q การวางไมโครโฟน     บนโต๊ะประชุม ควรจะวางไมโครโฟนให้พร้อมและพอเพียง เพราะระดับเสียงของแต่ละคนแตกต่างกัน  สำหรับการประชุมที่ต้องแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ตัว Moderator จะต้องทำหน้าที่รับฟังความคิดเห็น  เปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด  วิธีการปิดการสนทนาที่ยืดเยื้อ  รวมทั้งสรุปประเด็นจากผู้เข้าร่วมประชุมได้  การประชุมครั้งนี้จำนวนไมโครโฟนมีจำกัด  ก็เลี่ยงได้โดยมีสายไมค์ที่ยาวและมีเจ้าหน้าที่ชายทำหน้าที่ส่งไมค์

 

จะเห็นว่า เรื่องนำมาเล่าสู่กันฟัง   ยังไม่นับรวมเรื่องอื่น ๆ อีกมากมายที่เกี่ยวข้องแล้วไม่ได้กล่าวถึงในนี้ เช่น การแต่งกายของผู้ดำเนินรายการ/วิทยากร  การจัดเครื่องดื่มและอาหารว่าง  การจัดอาหารสำหรับพระฉัน  การจัดที่นั่งสำหรับพระเมื่อต้องถ่ายรูปร่วมกัน  คำกล่าวเปิด/ปิดการประชุม  เป็นต้น  ครั้งนี้จึงนำเสนอเฉพาะขั้นตอนพื้นฐานที่สุดในการจัดการประชุมที่ไม่ควรมองข้าม  อย่างไรก็ตาม ไม่ว่า กลุ่มผู้เข้าประชุมนั้นจะเป็นใครก็ตาม การหาวิธีการ ขั้นตอนปฏิบัติเพื่อทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมเกิดความประทับใจ  ระลึกหรือกล่าวถึงด้วยความพึงพอใจได้ นั่นก็เท่ากับว่า คุณได้ก้าวไปอีกขั้นหนึ่งของการไต่ลำดับเป็นเลขานุการมืออาชีพ

อ้างอิง :
1พจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542

 

Comment

Comment:

Tweet

กลุ่มที่เข้าประชุมในตอนนั้น
จะแทนสรรพนามตัวเองว่า พระอาจารย์ ค่ะ
เนื่องจาก สอนนักเรียนพระ

#2 By ป้าเจ๊ on 2011-05-19 15:41

เริ่มสับสนเล็กๆ เรื่องการเรียกสรรพนามแทนพระภิกษุ
เหมือนกั่อนเราก็ใช้คำว่า ท่าน นะ
แต่พี่ที่เคยบวชพระบอกว่า ให้ใช้ หลวงพี่ หลวงลุง แทน
เพราะ ท่าน เป็นสรรพนามที่พระสงฆ์ใช้เรียกกันเองembarrassed

ขอบคุณสำหรับความรู้ค่ะ big smile

#1 By kororo on 2011-05-19 15:25